Wendbare stadsorganisatie

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & Coördinatie 

Onze medewerkers zijn betrokken bij de organisatie: zij geven duidelijk aan aan welke beleidsdoelstellingen zij vanuit hun functie bijdragen. Van bij de start zal reeds in vacatures een koppeling gemaakt worden tussen de vacante functie en de strategische meerjarenplanning.
Zowel bij interne als externe communicatie hebben we steeds oog voor de strategische doelen van onze organisatie.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2021:

De doelstellingen van de organisatie werden vertaald in 3 thema's, die ook hun weerslag hebben in de meerjarenplanning, nl.: Halle zorgt, Halle leeft en Halle werkt. Samen worden deze drie thema's gebundeld in de slagzin 'Helemaal voor Halle'.
Er werd voor deze 3 thema's een afbeelding voorzien, deze wordt gebruikt in onze interne communicatie, bijvoorbeeld in de nieuwsbrief.

De 3 thema's krijgen ook een plaats in onze communicatie naar de burger, zoals in de Info Halle, in de informatiefilmpjes op onze facebookpagina.

Het nieuwe software systeem Pepperflow in kader van doelstellingenmanagement werd opgezet en uitgerold in het voorjaar 2021. Medewerkers kunnen via deze tool acties eenvoudig linken aan actieplannen, doelstellingen en transversale engagementen. Op die manier wordt het duidelijk dat de realisatie van een bepaalde actie niet enkel bijdraagt aan de realisatie van het actieplan en de doelstelling, maar ook bijdraagt aan de realisatie van de transversale engagementen. De gebruiker is via het systeem in staat om de actuele stand van zaken van een actie op te volgen. Dit systeem is ook toegankelijk voor collegeleden zodat de beleidscolleges op een efficiënte manier kunnen verlopen.

Er werden ook stappen gezet om de beleidsdoelstellingen te betrekken in de functioneringsgesprekken van elke medewerker. Op die manier is het voor de individuele medewerker duidelijk op welke manier hij/zij bijdraagt aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen. De uitrol hiervan is voorzien begin 2022.

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & Coördinatie 

De transversale doelstellingen innovatie, kindvriendelijk-, toegankelijk- en duurzaamheid zijn vaste waarden binnen onze organisatie. We denken vanuit deze transversale doelen en stemmen ons handelen hierop af.
Teneinde dit actieplan te onderstrepen worden medewerkers aangeduid die als ambassadeurs worden ingezet in onze organisatie. Hun missie is om een methodiek op te zetten die bijdraagt aan de realisatie van het omschreven actieplan. In de huidige meerjarenplanningen worden de transversale doelstellingen – indien van toepassing – reeds gekoppeld aan iedere actie. Op die manier wordt het duidelijk dat deze actie niet enkel bijdraagt aan de realisatie van het actieplan en de doelstelling, maar ook bijdraagt aan de realisatie van de transversale doelstellingen.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2021:

Elke actie in de meerjarenplanning is gekoppeld aan de transversale engagementen. In het kader van de realisatie van de meerjarenplanning worden deze transversale engagementen eveneens opgevolgd.  In 2020 werden de ambassadeurs van de transversale engagementen aangesteld. Ze zijn het aanspreekpunt voor de engagementen duurzaam, kindvriendelijk, toegankelijk en innovatie. Ze kunnen collega's informeren en advies geven omtrent hun expertisedomein.  

Daarnaast werden de verschillende thema's extra belicht tijdens de inspiratiedag in het voorjaar 2021. Op die manier worden de engagementen verder bekend gemaakt binnen de organisatie.

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & Coördinatie 

Doelstellingenrealisatie is primordiaal in deze legislatuur. Om dit te bereiken vertrekken we vanuit een organisatievisie en -missie. De samenwerking tussen het college van burgemeester en schepenen en de administratie kreeg een andere invulling en werd nauwer en flexibeler.

Het doel is enerzijds efficiënter en effectiever te kunnen handelen/werken door onder andere de wederzijdse verwachtingen van bij het begin duidelijk te maken en anderzijds de voortgangscontrole van de acties opgenomen in het jaaractieplan nauwgezet te kunnen opvolgen.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2021:

De stad Halle draagt duurzaam bij aan het welzijn van zijn burgers en verzekert een 'burgernabije, democratische, transparante en doelmatige dienstverlening’. Zo luidt de officiële missie van onze organisatie. Uiteraard is het onze taak om de daad ook bij het woord te voegen. En dus hebben we in het meerjarenplan doelstellingen en acties uitgewerkt die er moeten voor zorgen dat Halle een duurzame, slimme en mensvriendelijke stad wordt waar 'dienstverlening, bereikbaarheid, levenskwaliteit en verbondenheid centraal staan.’ Het meerjarenplan kreeg dan ook de titel ‘Helemaal voor Halle’ mee dat drie grote thema’s telt: Halle zorgt, Halle leeft en Halle werkt.
• Halle zorgt: omvat acties die het individuele welzijn van de inwoners bevorderen (hulpverlening, zorg, dienstverlening, zelfredzaamheid, betrokkenheid, participatie en zelfontwikkeling zijn de kernprincipes).
• Halle leeft: we investeren in een aantrekkelijke, veilige en kwaliteitsvolle woonomgeving. Leven en beleven zijn de kernprincipes.
• Halle werkt: we laten onze organisatie evolueren zodat zij beter kan inspelen op de constante stroom aan veranderingen die op ons afkomen.

Via de maandelijkse beleidscolleges bewaken het managementteam en het college de voortgang van de doelstellingen, actieplannen en acties. Eind 2020 werd het softwarepakket ‘Pepperflow’ aangekocht inzake doelstellingenmanagement. Deze software stelt ons in staat acties en projecten uit de meerjarenplanning via centraal op te volgen. Op die manier wordt het mogelijk om de actuele stand van zaken intern te delen. Het onderdeel inzake doelstellingenmanagement werd volledig ontwikkeld en uitgerond in het voorjaar 2021. Daarnaast werd het pakket ook verder uitwerkt met tools inzake organisatiebeheersing en projectmanagement. 

In het voorjaar 2021 werd de inspiratiedag MOVE georganiseerd via een digitale setup omwille van de coronamaatregelen (MOVE= Motiverend, ondernemend, verbindend en empirisch). De inspiratiemoment worden georganiseerd met het doel tips & trics te krijgen om de meerjarenplanning verder vorm te geven de komende jaren.

Daarnaast wordt er verder werk gemaakt van het opzetten van een methodiek om systematisch en continu relevante gegevens te verzamelen om gericht op te volgen of de (beleids)doelstellingen gerealiseerd worden en de werking goed verloopt (monitoring).  In dit kader werden er mystery visits uitgevoerd om onze dienstverlening verder te optimaliseren. Ook de kwartaalrapportages omtrent onze dienstverlening kreeg verder vorm.

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & Coördinatie 

Onze stadsdiensten evolueren naar een projectorganisatie. We spreken niet langer van taken, maar wel van projecten, die een integrale benadering krijgen. Over de grenzen heen en samen, werken we aan doelstellingen en dit niet vanuit één bepaalde een sector, cluster of team, maar vanuit een project en een gezamenlijke doelstelling.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2021:

Projectmatig werken biedt het voordeel van een meer resultaatgerichte aanpak en draait in eerste instantie om het creëren van duidelijkheid. Duidelijkheid over de doelstellingen, duidelijkheid over het resultaat en duidelijkheid over de manier waarop dat resultaat behaald zal worden.
Er werd een basis van projectaanpak opgesteld die afgestemd is op de werking van stad Halle zodat samenwerking op projectmatige basis tussen entiteiten (sectoren, clusters, teams, …) bevorderd kan worden. In deze toolbox wordt enerzijds informatie gegeven over projectwerking (nut, rollen, fasen, ...) en worden anderzijds concrete sjablonen ter beschikking gesteld waaronder een projectnota. Deze toolbox werd via het softwarepakket Pepperflow gedigitaliseerd.
Deze basis projectaanpak is enerzijds bedoeld om te komen tot een efficiëntere en effectievere projectmatige werking binnen de organisatie. Anderzijds willen we met de projectaanpak de projectleiding een steun in de rug geven en een duidelijk kader bieden waarbinnen hij of zij kan werken.

In 2021 werd er een organisatiebrede vorming Projectmanagement georganiseerd voor projectleiders en leidinggevenden. Op die manier wordt er een gelijke basis van projectmanagement geïnstalleerd binnen de organisatie. 

Daarnaast werd de organisatiestructuur in het voorjaar 2021 aangepast. Er werd gekozen voor een aparte sector 'Project- en investeringsbureau'. Het Project- en investeringsbureau voert de grote investeringsprojecten uit. Het gaat onder meer over grote bouw- of groenprojecten, de aanleg van nieuwe wegen of het structureel onderhoud van bepaalde wegen. Op die manier kunnen we:

• grote stadsontwikkelings- en vernieuwingsprojecten beter op elkaar afstemmen
• werk maken van een eigen huisstijl in al onze projecten
• de realisatie versnellen en ook beter stroomlijnen vanuit één sector
• de kwaliteit bewaken
• beter inspelen op veranderende beleidsverwachtingen

Er wordt daarnaast ook via de digitale mappenstructuur en Teams gewerkt een een projectstructuur die samenwerking over diensten heen en op projectmatige basis moet vereenvoudigen. Het Project- en investeringsbureau is hiermee reeds aan de slag gegaan in het najaar 2021.

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & Coördinatie 

Als organisatie verkrijgen we een goed beeld van de diverse processen binnen onze werking. Overbodige stappen worden geschrapt en complexe processen geoptimaliseerd. De efficiëntiewinsten die hiermee gepaard gaan, kunnen ingezet worden voor de verdere optimalisatie en kwaliteitsverhoging van onze dienstverlening.
De finaliteit van de procesoptimalisatie zit steeds vervat in de kwaliteitsverhoging van onze dienstverlening. Met andere woorden: de lasten van een procesoptimalisatie zal nooit een negatieve invloed mogen hebben op de burger, klant en/of partner.

SDG's

Prioritair/niet-prioritair pepperflow

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2021:

Het is de betrachting om de processen te verbeteren op vlak van effectiviteit en efficiëntie, waar dit mogelijk is. Procesbeheer heeft 3 doelen op zich:

• Processen kennen: inzicht verwerven in de huidige processen.
• Processen verbeteren :  de processen zowel efficiënter (met minder middelen toch hetzelfde of een beter resultaat halen) als effectiever (het resultaat staat volledig in het teken van de eindklant).
• Processen borgen :  ervoor zorgen dat ook alle medewerkers weten waarom ze die taken uitvoeren.

Sinds september 2021 is een procesanalist in dienst die dit geheel zal ondersteunen en coördineren. 

Er werd een systeem voorzien in kader van de optimalisatie van de interne postverwerking. De verdere uitrol van dit systeem, alsook de uitwerking voor het optimaliseren van de post, wordt verder opgenomen begin 2022. Er werd ook werk gemaakt van een optimalisatie van de processen binnen de buitenschoolse kinderopvang. In dit kader werd in eerste instantie werk gemaakt van het digitaliseren van een aantal processen. Zo werd een uitbreiding van het softwaresysteem uitgerold in het najaar van 2021.

Het debiteurenbeheer werd opgestart door de invoering van het softwarepakket i-Controller.  

Er is een monitoring van de doorstroomsnelheid van de goedkeuring van de facturen om zo systematisch verwijlintresten of laattijdige betalingen te vermijden. 

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & Coördinatie 

We creëren een cultuur waarbij iedere medewerker verantwoordelijkheid opneemt voor de aan hem/haar toevertrouwde taken. Om dit te realiseren analyseren en optimaliseren we de huidige interne procedures en middelen opdat deze bijdragen tot meer eigenaarschap bij onze medewerkers. Concreet wil dit zeggen dat we onze procedures en middelen dusdanig opzetten opdat deze bijdrage tot meer verantwoordelijkheid en bijgevolg een optimalere doelstellingenrealisatie. In het kader van organisatiebeheersing evolueren we – waar mogelijk – naar steekproefsgewijze nacontroles in de plaats van voorcontroles.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2021:

Eigenaarschap houdt in dat je je ergens verantwoordelijk voor voelt én deze verantwoordelijkheid ook kan opnemen.
Om eigenaarschap te kunnen nemen over je werk, is het nodig dat de doelstellingen gekend zijn en het duidelijk is wat er van je verwacht wordt. Wanneer dit onvoldoende helder is kan het eigenaarschap niet concreet worden gemaakt.
Uitgangspunt voor het verhogen van eigenaarschap is: waar je verantwoordelijk voor bent (bijv. aansturing van een team, coördinatie van een project of de afhandeling van een taak), daar neem je verantwoordelijkheid voor op. Je neemt de beslissingen, waarbij je (eventueel) advies vraagt aan andere betrokkenen (teamleden, collega’s van andere sectoren, stakeholders). Je krijgt hierover mandaat en legt er rekenschap over af bij je leidinggevende.
Deze manier van werken vraagt om duidelijk vastgelegde manieren van overleg en besluitvorming, die het eigenaarschap kaderen én beschermen. Daarbij is het belangrijk dat je de voortgang van de resultaten regelmatig kan monitoren. Op deze manier kan je tijdig bijsturen indien nodig.
Eigenaarschap vraagt ook om heldere verdeling van de verantwoordelijkheden tussen de uitvoerende teams, collega’s (binnen en buiten de sector), ondersteunende sectoren, het management en het politiek bestuur. Een helder, betrouwbaar kader, zorgt ervoor dat dat eigenaarschap opgenomen kan worden.

Halle wenst het eigenaarschap te verhogen. In 2020 werd er een nulmeting uitgevoerd op basis van een eigenaarschapsscan. Op die manier werd de mate van eigenaarschap binnen de organisatie in kaart gebracht.  Hieraan werden een aantal concrete acties gekoppeld.  In 2021 werden volgende acties gerealiseerd in dit kader:

• In het voorjaar van 2021 werd het nieuw financieel pakket in dit kader geïmplementeerd waarbij er vertrokken wordt vanuit een decentrale opstelling met meer beheersruimte voor de clusterverantwoordelijken. Deze nieuwe manier van werken zal stelselmatig ingevoerd worden.
• Aanstelling SPOC (single point of contact) voor de financiële dienst in samenwerking met de diensten
• De implementatie van het project- en investeringsbureau
• Vorming projectmanagement
• Lancering van Pepperflow ikv doelstellingenopvolging en een ondersteunend luik naar projectwerking
• Lancering van cornerstone
• Boomstructuur van de meerjarenplanning is beschikbaar voor koppeling in Ides
• Medewerkers komen zelf aan het woord bij realisaties

In 2022 wordt een tussentijdse bevraging voorzien zodat bijsturing en eventuele bijkomende acties bepaald kunnen worden

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & Coördinatie 

De sector Dienstverlening, Samenleving en Stadsontwikkeling zijn onze contactsectoren en staan in rechtstreekse interactie met onze burgers, klanten en partners. Vanuit de visie dat we dienstverlening en de klant centraal stellen in onze organisatie, kunnen de overige sectoren bijdragen aan de realisatie van deze visie door de contactsectoren zoveel mogelijk te ontzorgen.
Het ontzorgen van de 3 contactsectoren is de doelstelling van de ondersteunende sectoren. Concreet wil dit zeggen dat zij evolueren naar een proactieve dienstverlening ten aanzien van de contactsectoren. Ingevolge deze benadering zal het voor de contactsectoren makkelijker zijn hun opdracht ten aanzien van onze burgers, klanten en partners te realiseren. Deze visie zal vanuit het bestuur en management gedragen worden en vooropgesteld worden bij beleidsvoering.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2021:

De sectoren Dienstverlening, Samenleving en Stadsontwikkeling zijn onze contactsectoren en staan in rechtstreekse interactie met onze burgers, klanten en partners. Vanuit de visie dat we dienstverlening en de klant centraal stellen in onze organisatie, kunnen de overige sectoren bijdragen aan de realisatie van deze visie en dit door de contactsectoren zoveel mogelijk te ontzorgen.

Ontzorgen betekent letterlijk iemands zorgen wegnemen. In de organisatie staat ontzorgen in het teken van het ondersteunen van de contactsectoren zodat ze hun opdracht ten aanzien van onze burgers, klanten en partners kunnen realiseren.
Via een bevraging bij de leidinggevenden werd een nulmeting uitgewerkt op basis van de ondersteunende processen van de verschillende sectoren. De resultaten werden voorgesteld in 2020.  De resultaten van deze bevraging vormden de basis voor het traject dat in het voorjaar 2021 werd doorlopen.  Er werden per ondersteunende sector een aantal actiepunten bepaald, die ontzorging verder ten goede zouden komen. De uitrol van de concrete acties hiervan werd voorzien vanaf september en zal nog de komende jaren doorlopen. In het najaar 2022 wordt een eerste tussentijdse bevraging gedaan om het effect van deze acties te monitoren. 

Er werd werk gemaakt van een nieuwe set-up van flexibele budgettering om in te spelen op opportuniteiten of onverwachtse veranderingen. Ook  de nieuwe mappenstructuur en structuur in Teams, die rekening houdt met interne en externe coproductie, is in volle uitwerking.

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Dienstverlening

Door zowel bij interne- als externe communicatie oog te hebben voor eenvormig- en duidelijkheid werken we aan de herkenbaarheid en doeltreffendheid van onze communicatie.
We werken hierbij niet enkel aan een eenvormige communicatie- en conversatiestijl voor de hele organisatie, maar zorgen ook voor een aangepaste opstelling van de cluster communicatie waardoor we proactief, doeltreffend en efficiënt kunnen communiceren.
Door de interne communicatie te verbeteren verbinden we onze medewerkers, hun activiteiten, expertise en kennis om de gezamenlijke doelen te bereiken en de medewerkers betrokken te houden. We experimenteren met nieuwe middelen om de communicatiestromen kort, eenvoudig en op maat van de individuele medewerker te houden.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2021:

Het crisiscommunicatieplan werd geëvalueerd en kreeg in september een update.

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & Coördinatie 

We optimaliseren de samenwerking tussen politiek en administratie opdat beslissingen sneller worden gecapteerd en de te bewandelen weg van bij de aanvang duidelijk is. ‘Complexe’ dossiers vanuit de administratie die geagendeerd worden op het college van burgemeester en schepenen worden vooraf afgetoetst en doorsproken met de bevoegde schepen(en). Er is regelmatig formeel en informeel overleg om lopende dossiers van nabij op te volgen in beide richtingen. Bij projectmanagement wordt zowel vanuit de administratie als vanuit de politiek iemand afgevaardigd als “eigenaar” van het project.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2021:

Al van bij de opmaak van het meerjarenplan is er ingezet op een goede samenwerking tussen de administratie en de politiek. Die samenwerking is vastgelegd en beschreven in de afsprakennota die werd afgesloten in april 2020. De maandelijkse beleidscolleges, die werden opgestart in  januari 2020 waarbij het college en de leden van het managementteam de acties en actieplannen van de meerjarenplanning bespreken, evalueren en opvolgen, werden in 2021 gedigitaliseerd via het software platform Pepperflow. De maandelijkse besprekingen laten toe  om voortdurend bij te sturen in functie van een effectieve en efficiënte realisatie.

Via het nieuw softwarepakket Pepperflow kunnen strategische beleidsrapportages efficiënter opgesteld worden. In 2021 werden de eerste officiële rapportages via deze weg opgemaakt.

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Financiën

Rekening houdend met maatschappelijke en organisatiegerichte veranderingen zal de financiële dienst zich intern op een aangepaste wijze organiseren om de doelstellingen van de organisatie te realiseren. De voordelen van een geïntegreerde dienst zullen aangegrepen worden om de dienst naar een modern en proactief niveau te tillen.
Een doordacht beheer van de financiële middelen moet ervoor zorgen dat de schulden verder afgebouwd kunnen worden. De financiële dienst maakt jaarlijs een analyse van de financiële situatie ten opzichte van het Vlaams gemiddelde en communiceert duidelijk bij het opnemen van nieuwe leningen of deze doelstelling daarmee al dan niet behaald blijft.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2021:

De stad Halle volgt de gemiddelde Vlaamse schuldenlast telkens op bij het opmaken van de aanpassing van het meerjarenplan en behaalt op vandaag het doel om daar niet boven te gaan. De totale schuld ten aanzien van een vorige aanpassing meerjarenplan is behouden en de lasten konden in tijd naar achter geschoven worden. In 2021 werd in totaal 5,5 miljoen euro geleend. 

Om de diensten bewuster te maken van het beheer van de budgetten stonden de medewerkers van de sector financiën de clusters bij tijdens de opmaak van de aanpassing van het meerjarenplan. De komende jaren zal dit verder uitgebouwd worden met tussentijds overleg en rapportering opdat het beheer van de budgetten nog beter en bewuster zal verlopen.

De sector financiën realiseerde eind 2021 de uitrol van een software voor het debiteurenbeheer. Dit is de start van een betere, efficiëntere en modernere opvolging van de openstaande vorderingen. De komende jaren zal hierop verder gewerkt worden om deze geldstromen optimaal te op te volgen.

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & Coördinatie 

In eerste instantie zullen we inzetten op benchmarken. We gaan onszelf vergelijken met vergelijkbare besturen op vlak van prestatie, producten, activiteiten, diensten en programma’s met vergelijkbare besturen. De bedoeling is om onze kwaliteit te verhogen en deze af te meten ten aanzien van vergelijkbare besturen.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2021:

In juni 2021 werd een presentatie gegeven omtrent de benchmark die werd uitgevoerd voor de sector Stadsontwikkeling. De resultaten uit deze benchmark werden aangegrepen om de structuur van de sector te herbekijken.

Daarnaast werd, op basis van de resultaten van de stads- en gemeentemonitor, een oefening gedaan om eigen resultaten voor de stad Halle te plaatsen tov de resultaten van de  gemeenten uit de regio, alsook tov de resultaten van de gemeenten binnen de eigen cluster, nl.: Dendermonde, Geel, Geraardsbergen, Lier, Ieper, Ninove en Vilvoorde. De voorstelling van deze analyse loopt verder door in het voorjaar 2022.

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & Coördinatie 

Onze organisatie daagt zichzelf continu uit om de werking te optimaliseren. Doordat we inzetten op organisatiebeheersing krijgen we meer inzicht in onze sterke punten en werkpunten. Door verbeterpunten te formuleren en concrete stappen te zetten om de werkpunten te optimaliseren zorgen we ervoor dat we onze werking verder professionaliseren.
Daarnaast blijft de stad sterk inzetten op kwaliteitsbeleid om de kwaliteit van onze organisatie en dienstverlening te verbeteren ten aanzien van onze klanten. Het kwaliteitsbeleid omvat de kwaliteitsdoelstellingen van onze organisatie ten aanzien van kwaliteit, alsmede de wegen en de middelen die leiden tot de realisatie ervan.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2021:

In 2019 werd een nieuw organisatiebeheersingsysteem opgezet, dat momenteel verder uitgediept wordt via interne focusgroepen (2 thema’s per jaar). In  2021 werden de thema’s ‘organisatiestructuur’ en ‘belanghebbendenmanagement’ opgenomen om extra te belichten via een interne focusgroep. Op basis van deze focusgroep zijn er aanvullende acties opgenomen ter optimalisatie van beide thema’s binnen het organisatiebeheersingssysteem. Omwille van de integrale benadering inzake organisatiebeheersing en beleidsplanning kunnen beiden op gelijke timing geëvalueerd en bijgestuurd worden. In 2022 wordt er een globale evaluatie voorzien van het organisatiebeheersingssysteem.

Er is een systematische opvolging en rapportage omtrent het klachtenbeheer van de stad Halle. Bemerkingen die via klachtenbehandeling worden opgenomen kunnen voor aanpassingen zorgen in de eigen procedures en dit met de bedoeling onze dienst- en hulpverlening te optimaliseren.

Wat betreft kwaliteitsmanagement werden de kwaliteitshandboeken gecentraliseerd en een nieuwe planning vooropgesteld inzake de verplichte tevredenheidsenquêtes en zelfevaluaties, zodat de resultaten hiervan maximaal aangewend kunnen worden ikv de verder uitbouw van kwaliteitsvolle dienst- en hulpverlening. Tevens werd er een organisatiebreed kwaliteitskader opgemaakt. Deze werd tevens intern gecommuniceerd aan de hand van  illustraties van Floor Denil. 

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Stadsontwikkeling

Halle heeft de ambitie om een dynamische en flexibele organisatie te zijn. Het plaats- en tijdsonafhankelijk werken (PTOW) moet een belangrijke plaats innemen in de dagdagelijkse werking van de organisatie.
Om de ambitie van een aantrekkelijke werkgever waar te maken, zijn vernieuwende werkvormen waar mogelijk en opportuun de norm. Een innovatieve en flexibele arbeidsorganisatie neemt immers gepaste initiatieven om de beschikbaarheid, betrokkenheid en creativiteit van haar personeelsleden voortdurend te verbeteren. Hierbij wordt er expliciet aandacht besteed aan het verbeteren van de arbeidsomgeving.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2021:

De oplevering van de nieuwe stedelijke werkplaats is doorgegaan op 15.06.21. Na de verhuis  van het materiaal werd op 28.06.21 gestart op de nieuwe locatie.

Er werd een werkgroep opgestart rond het ontwikkelen van een beleid rond het plaats- en tijdonafhankelijk werken. De diverse mogelijkheden worden in kaart gebracht en  haalbare concepten zullen  worden uitgewerkt. 

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Ondersteuning

Een succesvol loopbaanbeleid zorgt ervoor dat medewerker en organisatie elkaar wederzijds versterken. De organisatie moet flexibel kunnen inspelen op continue veranderingen in haar omgeving. Werknemers, alsook de organisatie, zijn op zoek naar hoe ze een loopbaan flexibel kunnen invullen in functie van talenten en ambities. Een loopbaanbeleid draait hierbij niet om het statisch matchen van medewerkers met een bepaalde functie, maar eerder om een dynamische omgang met veranderingen, met aandacht voor groei, werkbaarheid en inzetbaarheid op korte en lange termijn. Het zwaartepunt betreft hierbij een verschuiving van de organisatie naar het individu.
Met deze manier van werken kunnen we de resultaten van de organisatie zo efficiënt als mogelijk bereiken en beschikken we over gemotiveerde medewerkers die hun talenten kunnen inzetten in onze organisatie.

SDG's

Prioritair/niet-prioritair pepperflow

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2021:

In het kader van sterk leiderschap werd een concreet projectplan uitgewerkt rond het aanbieden van individuele en groepscoaching aan leidinggevenden en dit zowel in eigen beheer als met externe ondersteuning.  Dit projectplan zal in 2022 opgestart en geïmplementeerd worden.

Daarnaast lag de focus op het digitaliseren van het proces evaluatie/functionering enerzijds, en het proces vorming anderzijds. Door dit proces te digitaliseren zullen we een administratieve vereenvoudiging kunnen doorvoeren waardoor de leidinggevende de focus kan leggen op de medewerker zijn/haar functioneren en ontwikkeling. De implementatie van deze digitalisering zal gefaseerd ingevoerd worden vanaf januari 2022.

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Ondersteuning

We zetten in op een doordacht welzijnsbeleid in onze organisatie. Bij de integratie tussen stad en OCMW werd ervoor gekozen om in te zetten op personeelszorg. De komende zes jaar valideren we dit door meer aandacht te besteden aan het welbevinden/-zijn van onze medewerkers. Dit doen we enerzijds door in te zetten op acties op organisatieniveau (gezondheid, risico-analyse, …) en anderzijds door meer aandacht te besteden aan en ruimte vrij te maken voor de individuele medewerker (sociale dienst, verzuimbeleid, …).

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2021:

Er werd in 2021 een eerste "Wel in je vel" - dag georganiseerd met workshops en vormingen specifiek gericht op het welzijn van onze medewerkers.

Een nieuwe actie werd toegevoegd, met name het systematisch opzetten van acties in kader van interne preventie. Het uitgewerkte agressieprotocol, hitteplan en opstart van een projectgroep Gebouwenbeheer zijn de eerste realisaties binnen deze actie. In 2022 zal de focus voornamelijk liggen op de verdere implementatie van deze realisaties enerzijds en op het organiseren van noodplanning en evacuatieoefeningen.

In kader van het verzuimbeleid lag de focus op het re-integreren van langdurige afwezigen. Concrete procedures en richtlijnen werden uitgewerkt en geformaliseerd. Op basis van deze processen starten we in 2022 met de uitrol van het beleid.

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector:  Ondersteuning

De komende zes jaar willen we ons nog beter op de markt positioneren als aantrekkelijke werkgever. Door het aantrekken van de meest geschikte profielen kunnen we onze organisatiedoelen efficiënter bereiken. Om dit te bereiken nemen we het huidige systeem van werving en selectie onder de loep. We optimaliseren het onthaal van nieuwe medewerkers en zetten onze sterktes in de markt.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2021:

In het najaar 2021 werd de mogelijkheid tot het leasen van een fiets voor het personeel geïntroduceerd.  Hieraan gekoppeld hebben we een motivatiebeleid uitgewerkt zodat we zoveel mogelijk mensen op een positieve manier kunnen stimuleren om op een duurzame wijze de verplaatsing van en naar het werk te maken. 

Voor de optimalisatie van het onthaalbeleid hebben we een aantal interne overlegmomenten georganiseerd om een duidelijk beeld te krijgen van het hoe we dit proces kunnen optimaliseren. Een werkgroep is samengesteld een een concreet stappenplan is uitgewerkt. Hiermee gaan we in 2022 verder aan de slag.

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector:  Dienstverlening

We verbeteren de interne communicatie van onze organisatie. We verbinden onze medewerkers, hun activiteiten, expertise en kennis om de gezamenlijke doelen te bereiken en de medewerkers betrokken te houden. We experimenteren met nieuwe middelen om de communicatiestromen kort, eenvoudig en op maat van de individuele medewerker te houden.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2021: 

We vervingen het intranet door een reeks van Microsoft Teams-kanalen. Dat geeft ons een push-kanaal om informatie op maat bij de medewerkers te brengen, en interactie te stimuleren. Ondertussen wordt teams intensiever gebruikt voor communicatie binnen diensten en sectoren en voor projectmatige samenwerkingen. Belangrijk nieuws en verhalen van/over medewerkers brengen we in een tweewekelijkse nieuwsbrief. In het najaar werd de interne communicatie tegen het licht gehouden in een reeks focusgroepen onder leiding van Eric Goubin (Thomas Morus-hogeschool). Met de eerste editie van het medewerkersmagazine Zienaa werken we aan verbinding, herkenning en fierheid onder medewerkers.

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Stadsontwikkeling

Als voorbeeldorganisatie nemen we ons eigen patrimonium onder de loep. We moderniseren en innoveren deze gebouwen opdat we duurzamer kunnen omgaan met de schaarse energiemiddelen. De transversale doelstelling duurzaamheid wordt een rode draad doorheen de verdere investeringen die gebeuren in ons patrimonium. Waar mogelijk automatiseren we het energieverbruik. Voornamelijk een verschuiving van het proactief onderhoud van ons patrimonium en energieaudits moeten ons een beter inzicht geven om onze duurzame investeringen ten volle te benutten.

SDG's

Prioritair/niet-prioritair pepperflow

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2021:

Een duurzaamheidstoets wordt systematisch in elke investering in een technische installatie opgenomen.

In 2021 werd een conditiestaatmeting doorgevoerd in het stadhuis, Centrum Van Koekenbeek en de Meiboom. Op basis van de resultaten hiervan zullen volgende ingrepen worden gepland.

Duurzaamheidsprincipes zoals FSC-gelabeld hout, milieuvriendelijk verven, regenwaterrecuperatie, ... worden steeds afgetoetst bij werkzaamheden van patrimonium.

Op het stadhuis en op sporthal De Bres werden in 2021 zonnepanelen geplaatst.

De opdracht voor het vernieuwen van het buitenschrijnwerk De Winde werd gegund. In overleg met de school zal de uitvoering gebeuren in 2022.
In het stadhuis werd de sturing van de HVAC en de aandrijfmotor van de luchtgroep vernieuwd voor de raadzaal en werd laadinfrastructuur voor elektrische wagens geplaatst.
In De Bres werden de luchtgroepen hersteld.
In het administratief centrum werd de brandmeldinstallatie  en de verwarmingsketel vernieuwd.
In kinderopvang 't Pagadderke werd koeling en dakisolatie  geplaatst en de brandmeldcentrale vernieuwd.
In het WZC Zonnig Huis werden hooglaagbaden geplaatst, de verwarmingsketels en de sturing ervan vernieuwd en een deel van de vloeren in de badkamers vernieuwd.

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Stadsontwikkeling

Binnen ons aankoopbeleid gaan we verder dan een duurzaamheidsadvies. We zetten in op nieuwe evoluties zoals een verschuiving naar delen (diensten) in plaats van bezit (materiaal). We analyseren het bestaand wagenpark en durven investeren in nieuwe technologie die duurzaam is.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2021:

In 2020 werd een duurzaamheidsscan voor het wagenpark uitgevoerd. Hieruit is gebleken dat het wagenpark sterk verouderd is, en een modernisering zich opdringt. In een volgende stap wordt een analyse gemaakt van het gebruik van het wagenpark, en wordt onderzocht in welke mate verder gedeeld gebruik van het wagenpark mogelijk is. Voor elke nieuwe aankoop zal de afweging gemaakt worden in verband met noodzaak, duurzaamheid en mogelijkheden.  In 2021 werd overgegaan tot de aankoop van een elektrisch aangedreven  bestelwagen. Er werd bewust gekozen voor een tweedehands voertuig om de inzetbaarheid van deze wagen te evalueren. Nadien kan een bredere uitrol in het wagenpark overwogen worden.

In lastenboeken wordt systematisch een clausule inzake duurzaamheid opgenomen. Daarnaast wordt het advies van de duurzaamheidsambtenaar gevraagd.

Er werd een project opgestart inzake sociale clausulering in overheidsopdrachten, lokale diensteneconomie, en maatschappelijk verantwoord aanbesteden samen met de 3 gemeenten van Zuidwest Rand. In  2021 is een driemaandelijks overleg gepland, waarbij gezamenlijke acties worden besproken en uitgewerkt.  

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & coördinatie 

Niet enkel door te investeren in technologie en middelen die een verduurzaming inzetten, sensibiliseren we het eigen personeel om duurzaam om te springen met schaarse middelen zoals elektriciteit en water. Ook aandacht voor het eigen afvalbeheer is een belangrijke factor om onze organisatie duurzamer te maken.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2021:

Tijdens de interne inspiratiedag 2021, die in het voorjaar werd georganiseerd, werd er een workshop opgenomen in het kader van het promoten van het fietsgebruik. 

In het najaar van 2021  werd er vanuit de sector ondersteuning een welzijnsdag georganiseerd. Er werd specifiek gekozen om een aantal workshops rond duurzaamheid te voorzien om medewerkers te betrekken bij het thema duurzaamheid dit zowel binnen de werking van de stad, alsook daarbuiten. 

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & coördinatie 

In september 2015 werden de Duurzame Ontwikkelingsdoelstellingen (SDGs) formeel aangenomen door de algemene vergadering van de VN met Agenda 2030 voor Duurzame Ontwikkeling. Gedurende de komende 15 jaar vormen de 17 SDGs een kapstok om het lokale beleidsplanningsproces af te stemmen op een duurzame toekomst. De 17 doelstellingen zijn georganiseerd volgens de 5 pijlers van duurzame ontwikkeling: people, prosperity, planet, peace en partnership. Het is een universele agenda die zich richt tot elke actor wereldwijd – overheden, bedrijven, onderwijsinstellingen, verenigingen en individuele burgers – om samen, via partnerschappen, deze doelstellingen te realiseren.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2021:

Dat de stad de SDG’s effectief wil gebruiken als leidraad bij het beleid dat ze voert komt duidelijk tot uiting in het meerjarenplan waarbij alle actieplannen uitdrukkelijk aan deze SDG’s gekoppeld zijn.  Er werd begin 2021, een  eerste  SDG-rapport opgemaakt, obv gekoppelde indicatoren per SDG.

Om de zichtbaarheid, herkenbaarheid en de link van de SDG's met onze diensten te vergroten werden de SDG - blokken verdeeld binnen de gebouwen van de stad. Hierbij werd gezocht naar een link met de locatie. Zo werd onder andere SDG 11 'Duurzame steden en gemeenten' aan het onthaal in het stadhuis, SDG 1 'Geen armoede' en SDG 10 'Ongelijkheid verminderen' in het Sociaal Huis en  SDG 4 'Kwaliteitsvol onderwijs' in de Kazerne geplaatst. 

In het najaar nam Halle opnieuw deel aan 'De week van de duurzame gemeenten' en werden er een aantal duurzame helden genomineerd. In 2021 werd de focus op helden die bijdragen aan de planet-pijler van duurzame ontwikkeling gelegd.

Het burgemeestersconvenant of de 'Covenant of Mayors' is een initiatief van de Europese commissie dat zich rechtstreeks richt naar lokale overheden. Het burgemeestersconvenant richt zich op een verlaging van de CO2-uitstoot op het hele grondgebied, het verhogen van de klimaatbestendigheid en op duurzame en veilige energie voor iedereen. Halle wil inzetten op een ambitieus stedelijk klimaatbeleid en stelt een SECAP (het gemeentelijk energie- en klimaatactieplan) op ism Sint-Pieters-Leeuw en Beersel. De uitwerking van het SECAP kreeg verder vorm in 2021, maar zal ook in 2022 doorlopen.