Wendbare stadsorganisatie

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & Coördinatie 

Onze medewerkers zijn betrokken bij de organisatie: zij geven duidelijk aan aan welke beleidsdoelstellingen zij vanuit hun functie bijdragen. Van bij de start zal reeds in vacatures een koppeling gemaakt worden tussen de vacante functie en de strategische meerjarenplanning.
Zowel bij interne als externe communicatie hebben we steeds oog voor de strategische doelen van onze organisatie.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2022:

De doelstellingen van de organisatie werden vertaald in 3 thema's, die ook hun weerslag hebben in de meerjarenplanning, nl.: Halle zorgt, Halle leeft en Halle werkt. Samen worden deze drie thema's gebundeld in de slagzin 'Helemaal voor Halle'. Er werd voor deze 3 thema's een afbeelding voorzien, deze wordt gebruikt in onze interne communicatie, bijvoorbeeld in de nieuwsbrief en in de Ziena!. De 3 thema's krijgen ook een plaats in onze communicatie naar de burger, zoals in de Info Halle en berichten op onze facebookpagina.

Het nieuwe software systeem Pepperflow in kader van doelstellingenmanagement werd opgezet en uitgerold in het voorjaar 2021. Medewerkers kunnen via deze tool acties eenvoudig linken aan actieplannen, doelstellingen en transversale engagementen. Op die manier wordt het duidelijk dat de realisatie van een bepaalde actie niet enkel bijdraagt aan de realisatie van het actieplan en de doelstelling, maar ook bijdraagt aan de realisatie van de transversale engagementen. De gebruiker is via het systeem in staat om de actuele stand van zaken van een actie op te volgen. Dit systeem is ook toegankelijk voor collegeleden zodat de beleidscolleges op een efficiënte manier kunnen verlopen. Deze tool werd in 2022 uitgebreid met een beleidsportaal waarop ook inwoners de status van acties kunnen opvolgen. 

Er werden ook stappen gezet om de beleidsdoelstellingen te betrekken in de functioneringsgesprekken van elke medewerker. Zo werd er een apart veld voorzien in Cornerstone (personeelsopvolgingssysteem) waarbij er ingegaan wordt op de beleidsdoelstellingen. 

Alle acties binnen dit actieplan werden intussen gerealiseerd.  Het communiceren over de beleidsdoelstellingen is intussen opgenomen binnen de dagelijkse werking.

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & Coördinatie 

De transversale doelstellingen innovatie, kindvriendelijk-, toegankelijk- en duurzaamheid zijn vaste waarden binnen onze organisatie. We denken vanuit deze transversale doelen en stemmen ons handelen hierop af.
Teneinde dit actieplan te onderstrepen worden medewerkers aangeduid die als ambassadeurs worden ingezet in onze organisatie. Hun missie is om een methodiek op te zetten die bijdraagt aan de realisatie van het omschreven actieplan. In de huidige meerjarenplanningen worden de transversale doelstellingen – indien van toepassing – reeds gekoppeld aan iedere actie. Op die manier wordt het duidelijk dat deze actie niet enkel bijdraagt aan de realisatie van het actieplan en de doelstelling, maar ook bijdraagt aan de realisatie van de transversale doelstellingen.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2022:

Elke actie in de meerjarenplanning is gekoppeld aan de transversale engagementen. In het kader van de realisatie van de meerjarenplanning worden deze transversale engagementen eveneens opgevolgd.  In 2020 werden de ambassadeurs van de transversale engagementen aangesteld. Ze zijn het aanspreekpunt voor de engagementen duurzaam, kindvriendelijk, toegankelijk en innovatie. Ze kunnen collega's informeren en advies geven omtrent hun expertisedomein.  

Jaarlijks belichten de ambassadeurs een aantal acties vanuit de transversale engagementen. Daarnaast werd in 2022 een extra stap in de flow van het agenderen van dossiers  toegevoegd waarbij er advies ingeroepen kan worden van 1 of meerdere ambassadeurs. Deze werking werd positief geëvalueerd en werd opgenomen in de recurrente werking.

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & Coördinatie 

Doelstellingenrealisatie is primordiaal in deze legislatuur. Om dit te bereiken vertrekken we vanuit een organisatievisie en -missie. De samenwerking tussen het college van burgemeester en schepenen en de administratie kreeg een andere invulling en werd nauwer en flexibeler.

Het doel is enerzijds efficiënter en effectiever te kunnen handelen/werken door onder andere de wederzijdse verwachtingen van bij het begin duidelijk te maken en anderzijds de voortgangscontrole van de acties opgenomen in het jaaractieplan nauwgezet te kunnen opvolgen.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2022:

De stad Halle draagt duurzaam bij aan het welzijn van zijn burgers en verzekert een 'burgernabije, democratische, transparante en doelmatige dienstverlening’. Zo luidt de officiële missie van onze organisatie. Uiteraard is het onze taak om de daad ook bij het woord te voegen. En dus hebben we in het meerjarenplan doelstellingen en acties uitgewerkt die er moeten voor zorgen dat Halle een duurzame, slimme en mensvriendelijke stad wordt waar 'dienstverlening, bereikbaarheid, levenskwaliteit en verbondenheid centraal staan.’ Het meerjarenplan kreeg dan ook de titel ‘Helemaal voor Halle’ mee dat drie grote thema’s telt: Halle zorgt, Halle leeft en Halle werkt.

Via de maandelijkse beleidscolleges bewaken het managementteam en het college de voortgang van de doelstellingen, actieplannen en acties. Eind 2020 werd het softwarepakket ‘Pepperflow’ aangekocht inzake doelstellingenmanagement. Deze software stelt ons in staat acties en projecten uit de meerjarenplanning via centraal op te volgen. Deze tool werd in 2022 verder uitgebreid met een extern luik via het 'beleidsportaal'.  

In het voorjaar 2022 werd de inspiratiedag  'van cijfers naar letters' georganiseerd waarbij de link wordt gelegd tussen data (monitoring) en de dagelijkse werking. 

Daarnaast wordt er verder werk gemaakt van het opzetten van een methodiek om systematisch en continu relevante gegevens te verzamelen om gericht op te volgen of de (beleids)doelstellingen gerealiseerd worden en de werking goed verloopt (monitoring).  Er werden vormingsmomenten georganiseerd rond Power BI, een tool om data overzichtelijk te maken via dashboards.  De eerste dashboards worden besproken op een nieuw platform 'organisatie in cijfers'.

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & Coördinatie 

Onze stadsdiensten evolueren naar een projectorganisatie. We spreken niet langer van taken, maar wel van projecten, die een integrale benadering krijgen. Over de grenzen heen en samen, werken we aan doelstellingen en dit niet vanuit één bepaalde een sector, cluster of team, maar vanuit een project en een gezamenlijke doelstelling.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2022:

Projectmatig werken biedt het voordeel van een meer resultaatgerichte aanpak en draait in eerste instantie om het creëren van duidelijkheid. Duidelijkheid over de doelstellingen, duidelijkheid over het resultaat en duidelijkheid over de manier waarop dat resultaat behaald zal worden.
Er werd een basis van projectaanpak opgesteld die afgestemd is op de werking van stad Halle zodat samenwerking op projectmatige basis tussen entiteiten (sectoren, clusters, teams, …) bevorderd kan worden. In deze toolbox wordt enerzijds informatie gegeven over projectwerking (nut, rollen, fasen, ...) en worden anderzijds concrete sjablonen ter beschikking gesteld waaronder een projectnota. Deze toolbox werd via het softwarepakket Pepperflow gedigitaliseerd.
Deze basis projectaanpak is enerzijds bedoeld om te komen tot een efficiëntere en effectievere projectmatige werking binnen de organisatie. Anderzijds willen we met de projectaanpak de projectleiding een steun in de rug geven en een duidelijk kader bieden waarbinnen hij of zij kan werken.

In 2022 werd er verder werk gemaakt van een digitale mappenstructuur en Teams . Op die manier kan er een projectstructuur opgezet worden die samenwerking over diensten heen vereenvoudigd. Via deze structuur verkrijgen we ook een beter overzicht van de (organisatiebrede)projecten die lopende zijn. binnen de organisatie.

Daarnaast werd projectmatig werken toegevoegd aan de competentiegids en deze gekoppeld aan de verschillende functieprofielen die projectleiding op zich nemen of deelnemen aan projecten.

Tenslotte werd het voorbije jaar een gezamenlijk bureau voor het management voorzien. Dit om afstemming te versterken tussen directeurs.

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & Coördinatie 

Als organisatie verkrijgen we een goed beeld van de diverse processen binnen onze werking. Overbodige stappen worden geschrapt en complexe processen geoptimaliseerd. De efficiëntiewinsten die hiermee gepaard gaan, kunnen ingezet worden voor de verdere optimalisatie en kwaliteitsverhoging van onze dienstverlening.
De finaliteit van de procesoptimalisatie zit steeds vervat in de kwaliteitsverhoging van onze dienstverlening. Met andere woorden: de lasten van een procesoptimalisatie zal nooit een negatieve invloed mogen hebben op de burger, klant en/of partner.

SDG's

Prioritair/niet-prioritair pepperflow

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2022:

Het is de betrachting om de processen te verbeteren op vlak van effectiviteit en efficiëntie, waar dit mogelijk is. Procesbeheer heeft 3 doelen op zich:

Processen kennen: inzicht verwerven in de huidige processen.
Processen verbeteren :  de processen zowel efficiënter (met minder middelen toch hetzelfde of een beter resultaat halen) als effectiever (het resultaat staat volledig in het teken van de eindklant).
Processen borgen :  ervoor zorgen dat ook alle medewerkers weten waarom ze die taken uitvoeren.
Sinds september 2021 is een procesanalist in dienst die dit geheel coördineert. 

Een aantal belangrijke processen die dit jaar geëvalueerd en bijgestuurd werden: 

• Er werd een systeem voorzien in kader van de optimalisatie van de interne postverwerking,
• het assetmanagement van technische installaties binnen patrimonium  werd onder de loep genomen,
• het beheersysteem voor onderhoud van het openbaar domein (verdere uitwerking de komende jaren),
• het aankoopproces werd geoptimaliseerd,
• een betaalsysteem werd geïmplementeerd om de online betalingen van de belasting op de inname van het openbaar domein mogelijk te maken
• de flow voor onderhoud van het wegdek wordt ondersteund door een digitale tool. 

Daarnaast werd er in samenwerking met zorg, in kader van de opmaak van kwaliteitshandboeken, een aantal kernprocessen uitgetekend en geëvalueerd. 

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & Coördinatie 

We creëren een cultuur waarbij iedere medewerker verantwoordelijkheid opneemt voor de aan hem/haar toevertrouwde taken. Om dit te realiseren analyseren en optimaliseren we de huidige interne procedures en middelen opdat deze bijdragen tot meer eigenaarschap bij onze medewerkers. Concreet wil dit zeggen dat we onze procedures en middelen dusdanig opzetten opdat deze bijdrage tot meer verantwoordelijkheid en bijgevolg een optimalere doelstellingenrealisatie. In het kader van organisatiebeheersing evolueren we – waar mogelijk – naar steekproefsgewijze nacontroles in de plaats van voorcontroles.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2022: 

Eigenaarschap houdt in dat je je ergens verantwoordelijk voor voelt én deze verantwoordelijkheid ook kan opnemen. Om eigenaarschap te kunnen nemen over je werk, is het nodig dat de doelstellingen gekend zijn en het duidelijk is wat er van je verwacht wordt. Wanneer dit onvoldoende helder is kan het eigenaarschap niet concreet worden gemaakt.
Uitgangspunt voor het verhogen van eigenaarschap is: waar je verantwoordelijk voor bent (bijv. aansturing van een team, coördinatie van een project of de afhandeling van een taak), daar neem je verantwoordelijkheid voor op. Je neemt de beslissingen, waarbij je (eventueel) advies vraagt aan andere betrokkenen (teamleden, collega’s van andere sectoren, stakeholders). Je krijgt hierover mandaat en legt er rekenschap over af bij je leidinggevende.
Deze manier van werken vraagt om duidelijk vastgelegde manieren van overleg en besluitvorming, die het eigenaarschap kaderen én beschermen. Daarbij is het belangrijk dat je de voortgang van de resultaten regelmatig kan monitoren. Op deze manier kan je tijdig bijsturen indien nodig.
Eigenaarschap vraagt ook om heldere verdeling van de verantwoordelijkheden tussen de uitvoerende teams, collega’s (binnen en buiten de sector), ondersteunende sectoren, het management en het politiek bestuur. Een helder, betrouwbaar kader, zorgt ervoor dat dat eigenaarschap opgenomen kan worden.

Het aankoopproces (grensbedragen en toegang tot raamovereenkomsten/huisleveranciers via topdesk)  werd aangepakt in 2022. Dit geeft medewerkers een aantal tools in handen om meer eigenaarschap te hebben over de toegewezen opdrachten en projecten.

In 2020 werd er een nulmeting uitgevoerd op basis van een eigenaarschapsscan. Op die manier werd de mate van eigenaarschap binnen de organisatie in kaart gebracht.  Hieraan werden een aantal concrete acties gekoppeld.  In 2022 hebben we deze scan herhaald om evoluties te kunnen vaststellen. 

Hieraan werd een traject gekoppeld waarbij handvaten worden aangereikt om eigenaarschap binnen het eigen team of bij individuele medewerkers verder te doen groeien. 

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & Coördinatie 

De sector Dienstverlening, Samenleving en Stadsontwikkeling zijn onze contactsectoren en staan in rechtstreekse interactie met onze burgers, klanten en partners. Vanuit de visie dat we dienstverlening en de klant centraal stellen in onze organisatie, kunnen de overige sectoren bijdragen aan de realisatie van deze visie door de contactsectoren zoveel mogelijk te ontzorgen.
Het ontzorgen van de 3 contactsectoren is de doelstelling van de ondersteunende sectoren. Concreet wil dit zeggen dat zij evolueren naar een proactieve dienstverlening ten aanzien van de contactsectoren. Ingevolge deze benadering zal het voor de contactsectoren makkelijker zijn hun opdracht ten aanzien van onze burgers, klanten en partners te realiseren. Deze visie zal vanuit het bestuur en management gedragen worden en vooropgesteld worden bij beleidsvoering.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2022:

De sectoren Dienstverlening, Samenleving en Stadsontwikkeling zijn onze contactsectoren en staan in rechtstreekse interactie met onze burgers, klanten en partners. Vanuit de visie dat we dienstverlening en de klant centraal stellen in onze organisatie, kunnen de overige sectoren bijdragen aan de realisatie van deze visie en dit door de contactsectoren zoveel mogelijk te ontzorgen.

Ontzorgen betekent letterlijk iemands zorgen wegnemen. In de organisatie staat ontzorgen in het teken van het ondersteunen van de contactsectoren zodat ze hun opdracht ten aanzien van onze burgers, klanten en partners kunnen realiseren.  Na de nulmeting  werden er een aantal acties geformuleerd.

In dit kader werd er in 2023 werk gemaakt van een nieuwe set-up van flexibele budgettering om in te spelen op opportuniteiten of onverwachtse veranderingen. Ook  de nieuwe mappenstructuur en structuur in Teams, die rekening houdt met interne en externe coproductie, werden gerealiseerd. 

Daarnaast werden de eerste stappen gezet naar de verdere uitbouw van een transparante financiële rapportages via Power BI.

Om een overzicht te kunnen maken van de interventiecontracten was eerst een overzicht nodig van alle assets, alle bedrijfsmiddelen, waaronder technische installaties, brandpreventieapparatuur en noodverlichting. In samenwerking met de interne procesanalist werd het assetmanagement via TOPdesk uitgewerkt in 2022.

In 2023 wordt er een nieuwe bevraging voorzien om bijsturing mogelijk te maken.

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Dienstverlening

Door zowel bij interne- als externe communicatie oog te hebben voor eenvormig- en duidelijkheid werken we aan de herkenbaarheid en doeltreffendheid van onze communicatie.
We werken hierbij niet enkel aan een eenvormige communicatie- en conversatiestijl voor de hele organisatie, maar zorgen ook voor een aangepaste opstelling van de cluster communicatie waardoor we proactief, doeltreffend en efficiënt kunnen communiceren.
Door de interne communicatie te verbeteren verbinden we onze medewerkers, hun activiteiten, expertise en kennis om de gezamenlijke doelen te bereiken en de medewerkers betrokken te houden. We experimenteren met nieuwe middelen om de communicatiestromen kort, eenvoudig en op maat van de individuele medewerker te houden.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2022:

Visithalle.be kreeg een technische en inhoudelijke update. We blijven onze websites technisch en stilistisch actualiseren.  We konden alle acties in dit actieplan realiseren en inbedden in het recurrent beleid.

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & Coördinatie 

We optimaliseren de samenwerking tussen politiek en administratie opdat beslissingen sneller worden gecapteerd en de te bewandelen weg van bij de aanvang duidelijk is. ‘Complexe’ dossiers vanuit de administratie die geagendeerd worden op het college van burgemeester en schepenen worden vooraf afgetoetst en doorsproken met de bevoegde schepen(en). Er is regelmatig formeel en informeel overleg om lopende dossiers van nabij op te volgen in beide richtingen. Bij projectmanagement wordt zowel vanuit de administratie als vanuit de politiek iemand afgevaardigd als “eigenaar” van het project.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2022:

Al van bij de opmaak van het meerjarenplan is er ingezet op een goede samenwerking tussen de administratie en de politiek. Die samenwerking is vastgelegd en beschreven in de afsprakennota die werd afgesloten in april 2020. De maandelijkse beleidscolleges, die werden opgestart in  januari 2020 waarbij het college en de leden van het managementteam de acties en actieplannen van de meerjarenplanning bespreken worden opgevolgd via het software platform Pepperflow. De maandelijkse besprekingen laten toe  om voortdurend bij te sturen in functie van een effectieve en efficiënte realisatie. Deze werking werd eind 2022 geëvalueerd aan de hand van een bevraging.

De rapportages van de meerjarenplanning worden intussen, naast publicatie op onze website, ook gepubliceerd in het beleidsportaal van Pepperflow.

De acties onder dit actieplan werden allen gerealiseerd, de overlegstructuren en rapportages werden ingebed in de dagelijkse werking.

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Financiën

Rekening houdend met maatschappelijke en organisatiegerichte veranderingen zal de financiële dienst zich intern op een aangepaste wijze organiseren om de doelstellingen van de organisatie te realiseren. De voordelen van een geïntegreerde dienst zullen aangegrepen worden om de dienst naar een modern en proactief niveau te tillen.
Een doordacht beheer van de financiële middelen moet ervoor zorgen dat de schulden verder afgebouwd kunnen worden. De financiële dienst maakt jaarlijks een analyse van de financiële situatie ten opzichte van het Vlaams gemiddelde en communiceert duidelijk bij het opnemen van nieuwe leningen of deze doelstelling daarmee al dan niet behaald blijft.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2022:

Binnen de financiële dienst werd er ruimte gecreëerd om de inkomstenstromen extra onder de loep te nemen.  De dienst neemt een actievere rol in bij de opvolging en monitoring. Zo werden de subsidiestromen en de inkomsten in het kader van pacht, erfpacht en verhuur in kaart gebracht met verschillende betrokken diensten.  Ook de samenwerking met de deurwaarder werd in de markt gezet en geoptimaliseerd. Langs de uitgavezijde zetten we verder in op de kennis van het aankoopbeleid met een visueel aantrekkelijk aankoopschema die de medewerker in staat moet stellen om vlot en correct aankopen te realiseren.

De stad Halle blijft ook dit jaar houden aan de extra limiet die men zichzelf heeft opgelegd om de schuldenlasten niet boven het Vlaamse gemiddelde te laten stijgen. In de laatste aanpassingen van het meerjarenplan werden wel extra leningen ten bedrage van 2,5 miljoen ingeschreven om tegemoet te komen aan de inflatiedruk. Toch blijven we hiermee onder de Vlaamse gemiddelden en gaan we niet boven de totale leningslast die we voorzien hadden aan het begin van het meerjarenplan.  

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & Coördinatie 

In eerste instantie zullen we inzetten op benchmarken. We gaan onszelf vergelijken met vergelijkbare besturen op vlak van prestatie, producten, activiteiten, diensten en programma’s met vergelijkbare besturen. De bedoeling is om onze kwaliteit te verhogen en deze af te meten ten aanzien van vergelijkbare besturen.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2022:

In 2022 werd een benchmarkoefening uitgevoerd voor de sociale dienst en burgerzaken. De resultaten uit deze benchmark werden aangegrepen om de structuur van de cluster te bekijken. Er is interesse bij de deelnemende besturen om deze oefening op een later tijdstip te herhalen.

Daarnaast werd de eerste pilootfase opgezet voor de opmaak en uitrol van een benchmark voor interne dienstverlening (Financiën, bestuursondersteuning en HR) in 2023.

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & Coördinatie 

Onze organisatie daagt zichzelf continu uit om de werking te optimaliseren. Doordat we inzetten op organisatiebeheersing krijgen we meer inzicht in onze sterke punten en werkpunten. Door verbeterpunten te formuleren en concrete stappen te zetten om de werkpunten te optimaliseren zorgen we ervoor dat we onze werking verder professionaliseren.
Daarnaast blijft de stad sterk inzetten op kwaliteitsbeleid om de kwaliteit van onze organisatie en dienstverlening te verbeteren ten aanzien van onze klanten. Het kwaliteitsbeleid omvat de kwaliteitsdoelstellingen van onze organisatie ten aanzien van kwaliteit, alsmede de wegen en de middelen die leiden tot de realisatie ervan.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2022:

In 2019 werd een nieuw organisatiebeheersingsysteem opgezet, dat momenteel verder uitgediept wordt via interne focusgroepen (2 thema’s per jaar). In  2022 werden de thema’s financieel Management en communicatie & informatie opgenomen om extra te belichten via een interne focusgroep. Op basis van deze focusgroep zijn er aanvullende acties opgenomen ter optimalisatie van beide thema’s binnen het organisatiebeheersingssysteem. Omwille van de integrale benadering inzake organisatiebeheersing en beleidsplanning kunnen beiden op gelijke timing geëvalueerd en bijgestuurd worden. In 2022 werd er tevens globale zelfevaluatie voorzien van het organisatiebeheersingssysteem.

Er is een systematische opvolging en rapportage omtrent het klachtenbeheer van de stad Halle. Bemerkingen die via klachtenbehandeling worden opgenomen kunnen voor aanpassingen zorgen in de eigen procedures en dit met de bedoeling onze dienst- en hulpverlening te optimaliseren.

Wat betreft kwaliteitsmanagement werden de kwaliteitshandboeken gecentraliseerd en een nieuwe planning vooropgesteld inzake de verplichte tevredenheidsenquêtes en zelfevaluaties, zodat de resultaten hiervan maximaal aangewend kunnen worden ikv de verder uitbouw van kwaliteitsvolle dienst- en hulpverlening. In 2022 werd het kwaliteitshandboek van thuiszorg vernieuwd. Ook de jaarverslagen vanuit de dienstencentra werden in een nieuw en meer toegankelijk sjabloon gegoten. De jaarplanning werd tussentijds alvast geëvalueerd. 

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Stadsontwikkeling

Halle heeft de ambitie om een dynamische en flexibele organisatie te zijn. Het plaats- en tijdsonafhankelijk werken (PTOW) moet een belangrijke plaats innemen in de dagdagelijkse werking van de organisatie.
Om de ambitie van een aantrekkelijke werkgever waar te maken, zijn vernieuwende werkvormen waar mogelijk en opportuun de norm. Een innovatieve en flexibele arbeidsorganisatie neemt immers gepaste initiatieven om de beschikbaarheid, betrokkenheid en creativiteit van haar personeelsleden voortdurend te verbeteren. Hierbij wordt er expliciet aandacht besteed aan het verbeteren van de arbeidsomgeving.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2022:

De bouw van de stedelijke werkplaats is afgerond en de uitvoeringsdienst en de dienst evenementen namen hun intrek in deze nieuwe gebouwen.

Om het plaats-en tijdonafhankelijk werken optimaal mogelijk te maken, werd een beleid en duidelijke richtlijnen uitgetekend en geïmplementeerd, en dit zowel voor plaatsonafhankelijk werken op kantoor, tijdonafhankelijk werken en plaatsonafhankelijk werken niet op kantoor (thuiswerken).

Het administratief centrum OCMW werd vrijgemaakt zodat het kan worden verhuurd aan derden. Hiervoor wordt gekeken naar welke partners kunnen worden aangetrokken.

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Ondersteuning

Een succesvol loopbaanbeleid zorgt ervoor dat medewerker en organisatie elkaar wederzijds versterken. De organisatie moet flexibel kunnen inspelen op continue veranderingen in haar omgeving. Werknemers, alsook de organisatie, zijn op zoek naar hoe ze een loopbaan flexibel kunnen invullen in functie van talenten en ambities. Een loopbaanbeleid draait hierbij niet om het statisch matchen van medewerkers met een bepaalde functie, maar eerder om een dynamische omgang met veranderingen, met aandacht voor groei, werkbaarheid en inzetbaarheid op korte en lange termijn. Het zwaartepunt betreft hierbij een verschuiving van de organisatie naar het individu.
Met deze manier van werken kunnen we de resultaten van de organisatie zo efficiënt als mogelijk bereiken en beschikken we over gemotiveerde medewerkers die hun talenten kunnen inzetten in onze organisatie.

SDG's

Prioritair/niet-prioritair pepperflow

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2022:

We hebben verder actief ingezet op de ontwikkeling van onze leidinggevenden. Naast de uitbouw van een vormingstraject voor beginnende leidinggevenden werden ook een aantal supervisie en coaching-trajecten opgezet (zowel in-house als  met ondersteuning van externen).  Deze trajecten worden verder gezet in 2023 en daar waar mogelijk nog geoptimaliseerd en uitgebreid.
Om verder te evolueren werden de eerste stappen gezet naar een duidelijke leiderschapsvisie voor Stad Halle. Deze zal in 2023 gefinaliseerd worden en verder de basis vormen voor toekomstige initiatieven.

Op vlak van bijscholing en kennisdeling hebben we een softwaretoepassing in gebruik genomen om de procedure vormingsaanvragen te optimaliseren. Daarnaast werden de eerste voorzichtige stappen gezet voor het uitbouwen van een interne / digitale opleidingscatalogus. 

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Ondersteuning

We zetten in op een doordacht welzijnsbeleid in onze organisatie. Bij de integratie tussen stad en OCMW werd ervoor gekozen om in te zetten op personeelszorg. De komende zes jaar valideren we dit door meer aandacht te besteden aan het welbevinden/-zijn van onze medewerkers. Dit doen we enerzijds door in te zetten op acties op organisatieniveau (gezondheid, risico-analyse, …) en anderzijds door meer aandacht te besteden aan en ruimte vrij te maken voor de individuele medewerker (sociale dienst, verzuimbeleid, …).

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2022:

In samenwerking met de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk werd een eerste aanzet tot welzijnsbeleid opgezet. Dit beleid zal in 2023 verder geconcretiseerd worden en vertaald worden naar concrete acties  op vlak van aanwezigheidsbeleid, wel in je vel en ook verzuim.
Daarnaast werd een psycho-sociale risicoanalyse uitgevoerd. De resultaten worden verwerkt en in de loop van 2023, samen met het welzijnsbeleid en het concrete actieplan, teruggekoppeld naar alle sectoren.

Op vlak van fysisch en psychisch welzijn werd de Welinjevel-dag opnieuw georganiseerd. Dit initiatief werd uitgebreid met 2-maandelijkse activiteiten, georganiseerd buiten de diensturen en in teken van welzijn. Ook werd een eerste maal een lentefeest georganiseerd voor de medewerker, dit als alternatief voor het nieuwjaarsfeest dat gezien corona niet kon georganiseerd worden.

Op vlak van interne preventie werden dan weer een aantal belangrijke processen op punt gesteld (De resultaten worden verwerkt en in de loop van 2023, werkpostfiches, ...). Er ging ook bijzondere aandacht naar ergonomie. In dit kader werd een rondgang uitgevoerd door een ergonoom en op basis van deze rondgang volgen een aantal aanbevelingen voor onze medewerkers. 

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector:  Ondersteuning

De komende zes jaar willen we ons nog beter op de markt positioneren als aantrekkelijke werkgever. Door het aantrekken van de meest geschikte profielen kunnen we onze organisatiedoelen efficiënter bereiken. Om dit te bereiken nemen we het huidige systeem van werving en selectie onder de loep. We optimaliseren het onthaal van nieuwe medewerkers en zetten onze sterktes in de markt.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2022:

In onze nieuwe rechtspositieregeling Stad en OCMW Halle kiezen we ervoor om de doorlooptijd sterk te verkorten en de complexiteit van de procedure te verlagen. Er werd een nieuwe actie toegevoegd aan de meerjarenplanning W348 "Stad Halle als sterk merk via Employee branding". Dit traject is opgestart en zal verder geconcretiseerd worden in 2023. Op basis van de resultaten kunnen de wervings-en selectiekanalen dan ook verder verfijnd of aangepast worden.

Als organisatie hebben we verder ingezet op duurzame mobiliteit, door o.m. de organisatie van een gratis fietsonderhoud voor het personeel, het verder uitrollen van de mogelijkheden tot fietslease en  het geven van een incentive voor diegene die met de fiets of te voet naar het werk komen.

In het kader van de opstart van nieuwe medewerker werd het opstarttraject gedigitaliseerd. Dit systeem zal verder geperfectioneerd en ingevoerd worden in 2023.

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector:  Dienstverlening

We verbeteren de interne communicatie van onze organisatie. We verbinden onze medewerkers, hun activiteiten, expertise en kennis om de gezamenlijke doelen te bereiken en de medewerkers betrokken te houden. We experimenteren met nieuwe middelen om de communicatiestromen kort, eenvoudig en op maat van de individuele medewerker te houden.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2022:

Teams is ingeburgerd voor interne communicatie en projectmatige samenwerking. De interne nieuwsbrief verschijnt 5 keer per jaar.  We gingen in dialoog met de medewerkers over de ideale toekomstige werkplek, in het kader van plaats- en tijdsonafhankelijk werken, efficiënt ruimtegebruik en bevordering van goeie samenwerking en organisatiecultuur. In februari, juni en oktober krijgen onze medewerkers het medewerkersmagazine Zienaa! in de bus.

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Stadsontwikkeling

Als voorbeeldorganisatie nemen we ons eigen patrimonium onder de loep. We moderniseren en innoveren deze gebouwen opdat we duurzamer kunnen omgaan met de schaarse energiemiddelen. De transversale doelstelling duurzaamheid wordt een rode draad doorheen de verdere investeringen die gebeuren in ons patrimonium. Waar mogelijk automatiseren we het energieverbruik. Voornamelijk een verschuiving van het proactief onderhoud van ons patrimonium en energieaudits moeten ons een beter inzicht geven om onze duurzame investeringen ten volle te benutten.

SDG's

Prioritair/niet-prioritair pepperflow

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2022:

Er werd gestart met de opmaak van een strategisch vastgoedplan en de opmaak van een vastgoedstrategie. Op die manier stellen we enerzijds een actieplan op voor de stadsgebouwen op korte termijn, en anderzijds werken we een visie uit op lange termijn. Investeringsmomenten worden vastgelegd om in verschillende stappen naar een energieneutraal patrimonium te evolueren, er wordt een voorstel van momenten van vervreemding opgemaakt.

Er werd een inventaris opgemaakt van alle technische installaties van de gebouwen, met bijhorende onderhoudscontracten en interventies. Deze inventaris vormt de basis voor een doordachte evolutie van een reactief naar een proactief beheer van onze gebouwen.

Alle huurcontracten werden geïnventariseerd en geëvalueerd, en waar nodig aangepast aan de werkelijke situatie.

De energieverbruiken van alle stadsgebouwen worden via een online-tool gemonitord en waar nodig wordt ingegrepen. Er wordt maximaal ingezet op het genereren van groene stroom op het eigen stadspatrimonium. In 2022 werd BKO Varkenssnuit  uitgerust met zonnepanelen, voor begin 2023 is dit voorzien voor 't Pagadderke, De Meiboom, JC De Kazerne en WZC Zonnig Huis.

De energiebesparende maatregelen die werden voorgesteld naar aanleiding van de energieaudit uitgevoerd in 2019, werden grotendeels gerealiseerd. In 2022 werd een relamping uitgevoerd in WZC Zonnig Huis. Voor 2023 zijn een reeks energiebesparende maatregelen gepland, en werden nieuwe energieaudits aangevraagd voor een 10-tal gebouwen. Uit deze nieuwe audits zullen bijkomende acties gegenereerd worden.

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Stadsontwikkeling

Binnen ons aankoopbeleid gaan we verder dan een duurzaamheidsadvies. We zetten in op nieuwe evoluties zoals een verschuiving naar delen (diensten) in plaats van bezit (materiaal). We analyseren het bestaand wagenpark en durven investeren in nieuwe technologie die duurzaam is.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2022:

Ook in 2022 behield de stad de erkenning als Fairtrade-gemeente.

Voor het subsidiedossier rond ‘Digibanken’ in kader van E-inclusie, waar Halle indient samen met Gooik en Pepingen, werd input gegeven van de regisseur sociale economie.

De stad organiseerde samen met de andere regio's uit Vlaams-Brabant een netwerkevent in Asse in het kader van sociale economie en tewerkstelling.

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & coördinatie 

Niet enkel door te investeren in technologie en middelen die een verduurzaming inzetten, sensibiliseren we het eigen personeel om duurzaam om te springen met schaarse middelen zoals elektriciteit en water. Ook aandacht voor het eigen afvalbeheer is een belangrijke factor om onze organisatie duurzamer te maken.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2022:

In november was er een Lezing van Nic Balthazar als intern vormingsinitiatief met als thema 'Verander de klimaatverandering'.

Daarnaast werd er een workshop georganiseerd via één van onze duurzame helden 'Broed'.  Ze kweken bij ons oesterzwammen op koffiedik uit de Halse cafés. Medewerkers konden tijdens de workshop kennis maken met hun werking en leerden hoe ze zelf een circulaire aanrechtagrariër konden worden.

De leden van ecoligent werden in de interne nieuwsbrief voorgesteld en gaven tips om energie en water te besparen. Dit past in het kader van de energiebesparende maatregelen die de organisatie heeft genomen naar aanleiding van de energiecrisis. 

Daarnaast werden de bestaande vuilbakjes per bureau efficiënter ingezet . Hierdoor zullen er minder vuilbakken per bureau worden voorzien zodat afval meer gecentraliseerd kan worden.  De 'ingewonnen' vuilbakjes werden voorzien als pmd, zodat er tevens zorgvuldiger gesorteerd kan worden.

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & coördinatie 

In september 2015 werden de Duurzame Ontwikkelingsdoelstellingen (SDGs) formeel aangenomen door de algemene vergadering van de VN met Agenda 2030 voor Duurzame Ontwikkeling. Gedurende de komende 15 jaar vormen de 17 SDGs een kapstok om het lokale beleidsplanningsproces af te stemmen op een duurzame toekomst. De 17 doelstellingen zijn georganiseerd volgens de 5 pijlers van duurzame ontwikkeling: people, prosperity, planet, peace en partnership. Het is een universele agenda die zich richt tot elke actor wereldwijd – overheden, bedrijven, onderwijsinstellingen, verenigingen en individuele burgers – om samen, via partnerschappen, deze doelstellingen te realiseren.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Jaarrekening 2022:

Dat de stad de SDG’s effectief wil gebruiken als leidraad bij het beleid dat ze voert komt duidelijk tot uiting in het meerjarenplan waarbij alle actieplannen uitdrukkelijk aan deze SDG’s gekoppeld zijn.  Er werd begin 2021, een  eerste  SDG-rapport opgemaakt, obv gekoppelde indicatoren per SDG. Dit werd ook in 2022 opgemaakt.

In het najaar nam Halle opnieuw deel aan 'De week van de duurzame gemeenten' en werden er een aantal duurzame helden genomineerd.  In 2022 stond deze week in het thema 'Laat niemand achter, lokale helden voor inclusie en gelijkheid'.  Er werden 13 lokale helden gehuldigd. 

Het burgemeestersconvenant of de 'Covenant of Mayors' is een initiatief van de Europese commissie dat zich rechtstreeks richt naar lokale overheden. Het burgemeestersconvenant richt zich op een verlaging van de CO2-uitstoot op het hele grondgebied, het verhogen van de klimaatbestendigheid en op duurzame en veilige energie voor iedereen. Halle wil inzetten op een ambitieus stedelijk klimaatbeleid en stelt een SECAP (het gemeentelijk energie- en klimaatactieplan) op ism Sint-Pieters-Leeuw en Beersel. Het SECAP werd definitief goedgekeurd in 2022.

Vlaanderen en de lokale besturen slaan sinds 2021 de handen in elkaar om samen de nodige transitie in het energie- en klimaatbeleid waar te maken. Dat doen ze onder andere aan de hand van het Lokaal Energie- en Klimaatpact (LEKP).  Tegen eind oktober 2021 hadden 293 van de 300 lokale besturen het LEKP 1.0  ondertekend waaronder ook Halle. Door de aangescherpte Europese Klimaatambities (‘Fit for 55’) besliste de Vlaamse regering  in november 2021 over een pakket extra maatregelen om de CO2-uitstoot sterker te verminderen. 
Daarbij werd ook de rol van de lokale besturen herbevestigd en nieuwe doelstellingen voorgesteld.   Vervolgens heeft de Vlaamse overheid in overleg met VVSG een traject doorlopen om te komen tot een vernieuwde LEKP 2.0, met additionele klimaatmaatregelen. Ook dit pact werd onderschreven door Halle in 2022.