Wendbare stadsorganisatie

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & Coördinatie 

Onze medewerkers zijn betrokken bij de organisatie: zij geven duidelijk aan aan welke beleidsdoelstellingen zij vanuit hun functie bijdragen. Van bij de start zal reeds in vacatures een koppeling gemaakt worden tussen de vacante functie en de strategische meerjarenplanning.
Zowel bij interne als externe communicatie hebben we steeds oog voor de strategische doelen van onze organisatie.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Opvolgingsrapportering 2022:

De doelstellingen van de organisatie werden vertaald in 3 thema's, die ook hun weerslag hebben in de meerjarenplanning, nl.: Halle zorgt, Halle leeft en Halle werkt. Samen worden deze drie thema's gebundeld in de slagzin 'Helemaal voor Halle'. 
 Er werd voor deze 3 thema's een afbeelding voorzien, deze wordt gebruikt in onze interne communicatie en krijgen ook een plaats in onze communicatie naar de burger, zoals in de Info Halle. 

Het nieuwe software systeem Pepperflow in kader van doelstellingenmanagement werd opgezet en uitgerold in het voorjaar 2021. Ondertussen is het systeem ingeburgerd en wordt het gebruikt voor de opvolging van de beleidsdoelstellingen.  

In het voorjaar 2022 werden de beleidsdoelstellingen gekoppeld aan de functioneringsgesprekken van elke medewerker. Dit via de uitrol van de evaluatietool Cornerstone vanuit de sector Ondersteuning. Op die manier is het voor de individuele medewerker duidelijk op welke manier hij/zij bijdraagt aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen. 

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & Coördinatie 

De transversale doelstellingen innovatie, kindvriendelijk-, toegankelijk- en duurzaamheid zijn vaste waarden binnen onze organisatie. We denken vanuit deze transversale doelen en stemmen ons handelen hierop af.
Teneinde dit actieplan te onderstrepen worden medewerkers aangeduid die als ambassadeurs worden ingezet in onze organisatie. Hun missie is om een methodiek op te zetten die bijdraagt aan de realisatie van het omschreven actieplan. In de huidige meerjarenplanningen worden de transversale doelstellingen – indien van toepassing – reeds gekoppeld aan iedere actie. Op die manier wordt het duidelijk dat deze actie niet enkel bijdraagt aan de realisatie van het actieplan en de doelstelling, maar ook bijdraagt aan de realisatie van de transversale doelstellingen.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Opvolgingsrapportering 2022:

Elke actie in de meerjarenplanning is gekoppeld aan de transversale engagementen. In het kader van de realisatie van de meerjarenplanning worden deze transversale engagementen eveneens opgevolgd.  In 2020 werden de ambassadeurs van de transversale engagementen aangesteld. Ze zijn het aanspreekpunt voor de engagementen duurzaam, kindvriendelijk, toegankelijk en innovatie. Ze kunnen collega's informeren en advies geven omtrent hun expertisedomein.   

In het voorjaar 2022 namen de ambassadeurs contact op met de verantwoordelijken van een aantal concrete acties en projecten om samen te bekijken op welke manier de engagementen vertaald kunnen worden in de realisatie van deze initiatieven.  

Daarnaast werden de verschillende thema's extra belicht tijdens de inspiratiedagen in het voorjaar 2022. Op die manier worden de engagementen verder bekend gemaakt binnen de organisatie en wordt er ingezet op interne kennisopbouw omtrent deze engagementen. 

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & Coördinatie 

Doelstellingenrealisatie is primordiaal in deze legislatuur. Om dit te bereiken vertrekken we vanuit een organisatievisie en -missie. De samenwerking tussen het college van burgemeester en schepenen en de administratie kreeg een andere invulling en werd nauwer en flexibeler.

Het doel is enerzijds efficiënter en effectiever te kunnen handelen/werken door onder andere de wederzijdse verwachtingen van bij het begin duidelijk te maken en anderzijds de voortgangscontrole van de acties opgenomen in het jaaractieplan nauwgezet te kunnen opvolgen.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Opvolgingsrapportering 2022:

Via de maandelijkse beleidscolleges bewaken het managementteam en het college de voortgang van de doelstellingen, actieplannen en acties. Sinds 2021 wordt de software Pepperflow gebruikt in kader van doelstellingenmanagement. De software wordt ook ingezet voor de organisatie van de maandelijkse beleidscolleges. Daarnaast wordt het pakket ook ingezet in kader van organisatiebeheersing en projectmanagement.  

In het voorjaar werden de resultaten van de gemeentemonitor voor de stad Halle geanalyseerd. Deze analyse vormde tevens het uitgangspunt tijdens de inspiratiedagen in het voorjaar 2022. De inspiratiedagen worden georganiseerd met het doel tips & tricks en good practices te delen om de meerjarenplanning verder vorm te geven. 

Daarnaast wordt er verder werk gemaakt van het opzetten van een methodiek om systematisch en continu relevante gegevens te verzamelen om gericht op te volgen of de (beleids)doelstellingen gerealiseerd worden en de werking goed verloopt (monitoring). Via Power BI worden een aantal kerncijfers voor de organisatie gevisualiseerd en besproken met het managementteam en het college van burgemeester en schepenen. Dit wordt de komende periode verder ontwikkeld. 

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & Coördinatie 

Onze stadsdiensten evolueren naar een projectorganisatie. We spreken niet langer van taken, maar wel van projecten, die een integrale benadering krijgen. Over de grenzen heen en samen, werken we aan doelstellingen en dit niet vanuit één bepaalde een sector, cluster of team, maar vanuit een project en een gezamenlijke doelstelling.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Opvolgingsrapportering 2022:

Projectmatig werken biedt het voordeel van een meer resultaatgerichte aanpak en draait in eerste instantie om het creëren van duidelijkheid. Duidelijkheid over de doelstellingen, duidelijkheid over het resultaat en duidelijkheid over de manier waarop dat resultaat behaald zal worden. 

In 2021 werd er gekozen voor een aparte sector 'Project- en investeringsbureau'. Het Project- en investeringsbureau voert de grote investeringsprojecten uit. Het gaat onder meer over grote bouw- of groenprojecten, de aanleg van nieuwe wegen of het structureel onderhoud van bepaalde wegen. Op die manier kunnen we: 

- grote stadsontwikkelings- en vernieuwingsprojecten beter op elkaar afstemmen 

- werk maken van een eigen huisstijl in al onze projecten 

- de realisatie versnellen en ook beter stroomlijnen vanuit één sector 

- de kwaliteit bewaken 

- beter inspelen op veranderende beleidsverwachtingen 

Ondertussen is de werking van het Project- en investeringsbureau verder uitgebouwd en wordt er met een afzonderlijke digitale mappenstructuur gewerkt om het projectmatig werken te ondersteunen. 

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & Coördinatie 

Als organisatie verkrijgen we een goed beeld van de diverse processen binnen onze werking. Overbodige stappen worden geschrapt en complexe processen geoptimaliseerd. De efficiëntiewinsten die hiermee gepaard gaan, kunnen ingezet worden voor de verdere optimalisatie en kwaliteitsverhoging van onze dienstverlening.
De finaliteit van de procesoptimalisatie zit steeds vervat in de kwaliteitsverhoging van onze dienstverlening. Met andere woorden: de lasten van een procesoptimalisatie zal nooit een negatieve invloed mogen hebben op de burger, klant en/of partner.

SDG's

Prioritair/niet-prioritair pepperflow

Kwaliteit (toelichting)

Opvolgingsrapportering 2022:

Het is de betrachting om de processen te verbeteren op vlak van effectiviteit en efficiëntie, waar dit mogelijk is. Procesbeheer heeft 3 doelen op zich: 

- Processen kennen: inzicht verwerven in de huidige processen. 

- Processen verbeteren :  de processen zowel efficiënter (met minder middelen toch hetzelfde of een beter resultaat halen) als effectiever (het resultaat staat volledig in het teken van de eindklant). 

- Processen borgen :  ervoor zorgen dat ook alle medewerkers weten waarom ze die taken uitvoeren. 

Sinds september 2021 is een procesanalist in dienst die dit geheel zal ondersteunen en coördineren. In het voorjaar werden volgende processen onder de loep genomen: het aankoopproces, meldingenbeheer, processen binnen de uitvoeringsdiensten en processen in kader van de kwaliteitshandboeken binnen de subsector zorg. 

Er werd een systeem voorzien in kader van de optimalisatie van de  postverwerking. De verdere uitrol van dit systeem, alsook de uitwerking voor het optimaliseren van de post, werd verder opgenomen in het voorjaar van 2020. De installatie voor zowel inkomende, als uitgaande post werd gerealiseerd. De verdere uitrol wordt gefaseerd opgenomen vanaf het najaar.  

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & Coördinatie 

We creëren een cultuur waarbij iedere medewerker verantwoordelijkheid opneemt voor de aan hem/haar toevertrouwde taken. Om dit te realiseren analyseren en optimaliseren we de huidige interne procedures en middelen opdat deze bijdragen tot meer eigenaarschap bij onze medewerkers. Concreet wil dit zeggen dat we onze procedures en middelen dusdanig opzetten opdat deze bijdrage tot meer verantwoordelijkheid en bijgevolg een optimalere doelstellingenrealisatie. In het kader van organisatiebeheersing evolueren we – waar mogelijk – naar steekproefsgewijze nacontroles in de plaats van voorcontroles.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Opvolgingsrapportering 2022:

Uitgangspunt voor het verhogen van eigenaarschap is: waar je verantwoordelijk voor bent (bijv. aansturing van een team, coördinatie van een project of de afhandeling van een taak), daar neem je verantwoordelijkheid voor op. Je neemt de beslissingen, waarbij je (eventueel) advies vraagt aan andere betrokkenen (teamleden, collega’s van andere sectoren, stakeholders). Je krijgt hierover mandaat en legt er rekenschap over af bij je leidinggevende. 
  
Halle wenst het eigenaarschap te verhogen. In 2020 werd er een nulmeting uitgevoerd op basis van een eigenaarschapsscan. Op die manier werd de mate van eigenaarschap binnen de organisatie in kaart gebracht.  Op basis van de resultaten werden een aantal concrete acties vooropgesteld en uitgevoerd. Om de impact van deze initiatieven en de huidige mate van eigenaarschap in de organisatie te meten werd er in het voorjaar van 2022 een tussentijdse meting uitgevoerd. De resultaten zullen de basis vormen voor het bepalen van bijkomende acties. 

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & Coördinatie 

De sector Dienstverlening, Samenleving en Stadsontwikkeling zijn onze contactsectoren en staan in rechtstreekse interactie met onze burgers, klanten en partners. Vanuit de visie dat we dienstverlening en de klant centraal stellen in onze organisatie, kunnen de overige sectoren bijdragen aan de realisatie van deze visie door de contactsectoren zoveel mogelijk te ontzorgen.
Het ontzorgen van de 3 contactsectoren is de doelstelling van de ondersteunende sectoren. Concreet wil dit zeggen dat zij evolueren naar een proactieve dienstverlening ten aanzien van de contactsectoren. Ingevolge deze benadering zal het voor de contactsectoren makkelijker zijn hun opdracht ten aanzien van onze burgers, klanten en partners te realiseren. Deze visie zal vanuit het bestuur en management gedragen worden en vooropgesteld worden bij beleidsvoering.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Opvolgingsrapportering 2022:

De sectoren Dienstverlening, Samenleving en Stadsontwikkeling zijn onze contactsectoren en staan in rechtstreekse interactie met onze burgers, klanten en partners. Vanuit de visie dat we dienstverlening en de klant centraal stellen in onze organisatie, kunnen de overige sectoren bijdragen aan de realisatie van deze visie en dit door de contactsectoren zoveel mogelijk te ontzorgen. 

Ontzorgen betekent letterlijk iemands zorgen wegnemen. In de organisatie staat ontzorgen in het teken van het ondersteunen van de contactsectoren zodat ze hun opdracht ten aanzien van onze burgers, klanten en partners kunnen realiseren. 
 Via een bevraging bij de leidinggevenden werd een nulmeting uitgewerkt op basis van de ondersteunende processen van de verschillende sectoren. De resultaten werden voorgesteld in 2020.  De resultaten van deze bevraging vormden de basis voor het traject dat in het voorjaar 2021 werd doorlopen.  Er werden per ondersteunende sector een aantal actiepunten bepaald, die ontzorging verder ten goede zouden komen. De uitrol van de concrete acties hiervan werd voorzien vanaf september en zal nog de komende jaren doorlopen.  

Zo werd er werk gemaakt van een nieuwe set-up van flexibele budgettering om in te spelen op opportuniteiten of onverwachtse veranderingen en is er  een nieuwe mappenstructuur en structuur in Teams, die rekening houdt met interne en externe coproductie. 

In het najaar 2022 wordt een eerste tussentijdse bevraging gedaan om het effect van deze acties te monitoren. 

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Dienstverlening

Door zowel bij interne- als externe communicatie oog te hebben voor eenvormig- en duidelijkheid werken we aan de herkenbaarheid en doeltreffendheid van onze communicatie.
We werken hierbij niet enkel aan een eenvormige communicatie- en conversatiestijl voor de hele organisatie, maar zorgen ook voor een aangepaste opstelling van de cluster communicatie waardoor we proactief, doeltreffend en efficiënt kunnen communiceren.
Door de interne communicatie te verbeteren verbinden we onze medewerkers, hun activiteiten, expertise en kennis om de gezamenlijke doelen te bereiken en de medewerkers betrokken te houden. We experimenteren met nieuwe middelen om de communicatiestromen kort, eenvoudig en op maat van de individuele medewerker te houden.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Opvolgingsrapportering 2022:

De upgrade van de website van drupal 8 naar drupal 9 is zonder rimpelingen verlopen.  

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & Coördinatie 

We optimaliseren de samenwerking tussen politiek en administratie opdat beslissingen sneller worden gecapteerd en de te bewandelen weg van bij de aanvang duidelijk is. ‘Complexe’ dossiers vanuit de administratie die geagendeerd worden op het college van burgemeester en schepenen worden vooraf afgetoetst en doorsproken met de bevoegde schepen(en). Er is regelmatig formeel en informeel overleg om lopende dossiers van nabij op te volgen in beide richtingen. Bij projectmanagement wordt zowel vanuit de administratie als vanuit de politiek iemand afgevaardigd als “eigenaar” van het project.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Opvolgingsrapportering 2022:

Al van bij de opmaak van het meerjarenplan is er ingezet op een goede samenwerking tussen de administratie en de politiek. Die samenwerking is vastgelegd en beschreven in de afsprakennota die werd afgesloten in april 2020. De maandelijkse beleidscolleges, die werden opgestart in  januari 2020 waarbij het college en de leden van het managementteam de acties en actieplannen van de meerjarenplanning bespreken, evalueren en opvolgen, werden in 2021 gedigitaliseerd via het software platform Pepperflow. De maandelijkse besprekingen laten toe  om voortdurend bij te sturen in functie van een effectieve en efficiënte realisatie. 

Via het nieuw softwarepakket Pepperflow kunnen strategische beleidsrapportages efficiënter opgesteld worden. 

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Financiën

Rekening houdend met maatschappelijke en organisatiegerichte veranderingen zal de financiële dienst zich intern op een aangepaste wijze organiseren om de doelstellingen van de organisatie te realiseren. De voordelen van een geïntegreerde dienst zullen aangegrepen worden om de dienst naar een modern en proactief niveau te tillen.
Een doordacht beheer van de financiële middelen moet ervoor zorgen dat de schulden verder afgebouwd kunnen worden. De financiële dienst maakt jaarlijs een analyse van de financiële situatie ten opzichte van het Vlaams gemiddelde en communiceert duidelijk bij het opnemen van nieuwe leningen of deze doelstelling daarmee al dan niet behaald blijft.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Opvolgingsrapportering 2022:

De stad Halle blijft houden aan de monitoring van de Vlaamse schuldenlast en het doel om hier niet over te gaan. In de huidige meerjarenplanning werd in 2022 15 miljoen aan leningen ingeschreven. Hiermee blijven we onder dit gemiddelde. Op de raad van juni werd aangegeven dat er effectief nood is aan deze leningen, maar of alles in 2022 opgenomen zal worden, moet nog blijken. Leningen worden enkel opgenomen indien er nood is aan liquiditeiten. Het zal alvast een uitdaging worden de komende jaren om ons te houden aan de vooropgestelde schuldenlasten in het kader van de stijgende prijzen nav de talrijke index-verhogingen en de stijgende rentevoeren. 

Ondertussen werkt de dienst Financiën aan een verdere optimalisatie van de interne processen. Het algemeen aankoopbeleid, dat sinds 2022 bij de sector Financiën zit, werd gescreend en gericht aangepast om efficiëntie en betere werkbaarheid te garanderen. Nu werkt de dienst verder aan de bewustwording, modernisering, transparantie en begrijpelijkheid van deze materie binnen stad en OCMW. 

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & Coördinatie 

In eerste instantie zullen we inzetten op benchmarken. We gaan onszelf vergelijken met vergelijkbare besturen op vlak van prestatie, producten, activiteiten, diensten en programma’s met vergelijkbare besturen. De bedoeling is om onze kwaliteit te verhogen en deze af te meten ten aanzien van vergelijkbare besturen.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Opvolgingsrapportering 2022:

In het voorjaar van 2022 werd de analyse omtrent de resultaten van de stads- en gemeentemonitor, voorgesteld aan het managementteam en het college. Er werd een analyse uitgevoerd om de eigen resultaten voor de stad Halle te plaatsen tov de resultaten van de gemeenten uit de regio, alsook tov de resultaten van de gemeenten binnen de eigen cluster, nl.: Dendermonde, Geel, Geraardsbergen, Lier, Ieper, Ninove en Vilvoorde.  

Daarnaast werden er benchmarks opgestart voor de Sociale dienst, de sector Ondersteuning en de sector Financiën in het voorjaar van 2022. De uitwerking ervan loopt verder door in 2022. 

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & Coördinatie 

Onze organisatie daagt zichzelf continu uit om de werking te optimaliseren. Doordat we inzetten op organisatiebeheersing krijgen we meer inzicht in onze sterke punten en werkpunten. Door verbeterpunten te formuleren en concrete stappen te zetten om de werkpunten te optimaliseren zorgen we ervoor dat we onze werking verder professionaliseren.
Daarnaast blijft de stad sterk inzetten op kwaliteitsbeleid om de kwaliteit van onze organisatie en dienstverlening te verbeteren ten aanzien van onze klanten. Het kwaliteitsbeleid omvat de kwaliteitsdoelstellingen van onze organisatie ten aanzien van kwaliteit, alsmede de wegen en de middelen die leiden tot de realisatie ervan.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Opvolgingsrapportering 2022:

In 2019 werd een nieuw organisatiebeheersingsysteem opgezet. In het voorjaar 2022 werd de globale evaluatie van het organisatiebeheersingssysteem uitgewerkt en gelanceerd via een digitale bevraging bij het college, het managementteam en de leidinggevenden. De resultaten hiervan worden verwacht tegen september 2022. Deze zullen de basis vormen voor eventuele bijsturing. 

Er is een systematische opvolging en rapportage omtrent het klachtenbeheer van de stad Halle. Bemerkingen die via klachtenbehandeling worden opgenomen kunnen voor aanpassingen zorgen in de eigen procedures en dit met de bedoeling onze dienst- en hulpverlening te optimaliseren. 

Wat betreft kwaliteitsmanagement werden de kwaliteitshandboeken gecentraliseerd en een nieuwe planning vooropgesteld inzake de verplichte tevredenheidsenquêtes en zelfevaluaties, zodat de resultaten hiervan maximaal aangewend kunnen worden ikv de verder uitbouw van kwaliteitsvolle dienst- en hulpverlening. In het voorjaar 2022 werden de kwaliteitshandboeken binnen zorg onder de loep genomen zodat procedures geëvalueerd en bijgestuurd kunnen worden. Het uitschrijven van deze procedures zal verder doorlopen dit najaar. 

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Stadsontwikkeling

Halle heeft de ambitie om een dynamische en flexibele organisatie te zijn. Het plaats- en tijdsonafhankelijk werken (PTOW) moet een belangrijke plaats innemen in de dagdagelijkse werking van de organisatie.
Om de ambitie van een aantrekkelijke werkgever waar te maken, zijn vernieuwende werkvormen waar mogelijk en opportuun de norm. Een innovatieve en flexibele arbeidsorganisatie neemt immers gepaste initiatieven om de beschikbaarheid, betrokkenheid en creativiteit van haar personeelsleden voortdurend te verbeteren. Hierbij wordt er expliciet aandacht besteed aan het verbeteren van de arbeidsomgeving.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Opvolgingsrapportering 2022:

De nieuwe stedelijke werkplaats werd in gebruik genomen door de uitvoeringsdienst en de cluster Evenementen, en volledig ingericht volgens de noden van de werknemers. 

Door de dienst Monumentenwacht werd een onderzoek van het Braliongebouw uitgevoerd. Op basis van dit rapport wordt een bestek opgemaakt om in 2023 de nodige instandhoudingswerken aan de dakverdieping uit te voeren. 

Er werd een werkgroep opgestart rond het ontwikkelen van een beleid rond het plaats- en tijdonafhankelijk werken. De diverse mogelijkheden worden in kaart gebracht en haalbare concepten zullen worden uitgewerkt. Daarnaast wordt er in dit kader een studie over de herinrichting van het stadhuis en de OCMW-site uitgevoerd. 

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Ondersteuning

Een succesvol loopbaanbeleid zorgt ervoor dat medewerker en organisatie elkaar wederzijds versterken. De organisatie moet flexibel kunnen inspelen op continue veranderingen in haar omgeving. Werknemers, alsook de organisatie, zijn op zoek naar hoe ze een loopbaan flexibel kunnen invullen in functie van talenten en ambities. Een loopbaanbeleid draait hierbij niet om het statisch matchen van medewerkers met een bepaalde functie, maar eerder om een dynamische omgang met veranderingen, met aandacht voor groei, werkbaarheid en inzetbaarheid op korte en lange termijn. Het zwaartepunt betreft hierbij een verschuiving van de organisatie naar het individu.
Met deze manier van werken kunnen we de resultaten van de organisatie zo efficiënt als mogelijk bereiken en beschikken we over gemotiveerde medewerkers die hun talenten kunnen inzetten in onze organisatie.

SDG's

Prioritair/niet-prioritair pepperflow

Kwaliteit (toelichting)

Opvolgingsrapportering 2022:

In het kader van 'sterk leiderschap' werden de eerste acties van het projectplan opgestart. Naast de organisatie van groepscoaching voor de subsectoren van de sector samenleving werd er ook individuele coaching opgestart, enerzijds op vraag van een aantal leidinggevenden en anderzijds ter ondersteuning van nieuwe leidinggevenden. Dit gebeurde zowel met externe als interne coaching. 

Het gedigitaliseerde proces 'evaluatie/functionering' werd gelanceerd in het voorjaar 2022. De functioneringsgesprekken over prestaties 2021 werden derhalve via dit nieuwe systeem voorbereid en administratief afgehandeld.   

In het najaar volgt de lancering van het gedigitaliseerde proces 'vorming'. Daarnaast zal het traject 'start nieuwe leidinggevenden' en planning 2023 mbt sterk leiderschap en groepsvormingen worden opgemaakt/geconcretiseerd. 

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Ondersteuning

We zetten in op een doordacht welzijnsbeleid in onze organisatie. Bij de integratie tussen stad en OCMW werd ervoor gekozen om in te zetten op personeelszorg. De komende zes jaar valideren we dit door meer aandacht te besteden aan het welbevinden/-zijn van onze medewerkers. Dit doen we enerzijds door in te zetten op acties op organisatieniveau (gezondheid, risico-analyse, …) en anderzijds door meer aandacht te besteden aan en ruimte vrij te maken voor de individuele medewerker (sociale dienst, verzuimbeleid, …).

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Opvolgingsrapportering 2022:

De eerste activiteiten “Wel in je vel” 2022 werden georganiseerd. In het najaar volgen nog bijkomende activiteiten. Daarnaast werd de “Wel in je vel – dag” vorm gegeven dewelke zal doorgaan in september 2022. 

Rond verzuim werden gesprekken gevoerd met alle leidinggevenden met betrekking tot de aanwezigheidscijfers van hun medewerkers. Er werden concrete afspraken gemaakt mbt opvolging van de medewerkers met een hoog verzuim. In het najaar start een begeleidingstraject met IDEWE rond het verder uitbouwen van het verzuimbeleid naar aanwezigheidsbeleid. Deze zal geconcretiseerd worden met de organisatie van een opleiding voor alle leidinggevenden (timing voorjaar 2023).

In kader van Interne preventie lag de focus op de organisatie van de nood- en brand-evacuatieoefeningen in een aantal vestigingen (waaronder Meiboom, Servais en kinderdagverblijf). De werkgroep gebouwenbeheer werd verdergezet en de nodige stappen zijn gezet voor de organisatie van een bevraging pyscho-sociale risico ’s in het najaar 2022.

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector:  Ondersteuning

De komende zes jaar willen we ons nog beter op de markt positioneren als aantrekkelijke werkgever. Door het aantrekken van de meest geschikte profielen kunnen we onze organisatiedoelen efficiënter bereiken. Om dit te bereiken nemen we het huidige systeem van werving en selectie onder de loep. We optimaliseren het onthaal van nieuwe medewerkers en zetten onze sterktes in de markt.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Opvolgingsrapportering 2022:

De eerste acties mbt het motivatiebeleid 2022 werden uitgevoerd, waaronder de organisatie van een fietshersteldag. Daarnaast werd een nieuwe infosessie mbt fietslease georganiseerd. 

De werving- en selectieprocedure werd onder de loep genomen.  Dit zal resulteren in een nieuwe tekst 'rechtspositieregeling' zodat een vereenvoudiging van de gehanteerde processen mogelijk is.  

In verband met het onthaalbeleid voor nieuwe medewerkers werden de processen uitgeschreven. Momenteel is de cluster ICT het proces in een digitale flow aan het plaatsen zodat we efficiëntiewinst en betere afstemming kunnen realiseren.  

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector:  Dienstverlening

We verbeteren de interne communicatie van onze organisatie. We verbinden onze medewerkers, hun activiteiten, expertise en kennis om de gezamenlijke doelen te bereiken en de medewerkers betrokken te houden. We experimenteren met nieuwe middelen om de communicatiestromen kort, eenvoudig en op maat van de individuele medewerker te houden.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Opvolgingsrapportering 2022:

Teams is ingeburgerd in de organisatie.

In juli werd de gunning voor het medewerkersmagazine Zienaa goedgekeurd. In het najaar zal een volgende editie verschijnen.

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Stadsontwikkeling

Als voorbeeldorganisatie nemen we ons eigen patrimonium onder de loep. We moderniseren en innoveren deze gebouwen opdat we duurzamer kunnen omgaan met de schaarse energiemiddelen. De transversale doelstelling duurzaamheid wordt een rode draad doorheen de verdere investeringen die gebeuren in ons patrimonium. Waar mogelijk automatiseren we het energieverbruik. Voornamelijk een verschuiving van het proactief onderhoud van ons patrimonium en energieaudits moeten ons een beter inzicht geven om onze duurzame investeringen ten volle te benutten.

SDG's

Prioritair/niet-prioritair pepperflow

Kwaliteit (toelichting)

Opvolgingsrapportering 2022:

Een duurzaamheidstoets wordt systematisch in elke investering in een technische installatie opgenomen. Ook worden de duurzaamheidsprincipes zoals FSC-gelabeld hout, milieuvriendelijk verven, regenwaterrecuperatie, ... steeds afgetoetst bij werkzaamheden van patrimonium. 

In de zomer 2022 werden de resultaten van de conditiestaatmeting in het stadhuis, Centrum Van Koekenbeek en de Meiboom ontvangen. De verslagen voldeden echter niet aan de vooropgestelde verwachtingen. De opdracht werd gegeven om deze conditiestaatmetingen opnieuw uit te voeren, zodat de resultaten in het najaar verwacht mogen worden. 

Het gebruik van het asset-management voor de stadsgebouwen werd opgestart. In eerste fase gebeurt een inventarisatie van de verschillende assets en de bijhorende onderhoudscontracten. De interventies binnen ons patrimonium worden stelselmatig geïnventariseerd in Topdesk. Op die manier trachten we beter zicht te krijgen op de interventies binnen het eigen patrimonium. 

In kader van de energieboekhouding wordt er een online tool gebruikt van het VEB. De meterstanden en het verbruik worden opgevolgd in E-Lyse. De energietellers in de stadsgebouwen worden stelselmatig vervangen door digitale tellers, zodat een onmiddellijke opvolging van verbruik mogelijk is. Ook voor het waterverbruik werd intussen een online systeem geactiveerd.  

Tenslotte werd het dossier voor re-lamping in het Zonnig Huis opgestart, de uitvoering hiervan wordt voorzien in het najaar van 2022. 

De dossiers voor de plaatsing van PV-installaties in 't Pagadderke en de BKO, de Meiboom, de Kazerne en het WZC werden opgestart via het VEB.  De uitvoering is voorzien in het najaar van 2022 of begin 2023, afhankelijk van de levertermijn van het materiaal. 

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Stadsontwikkeling

Binnen ons aankoopbeleid gaan we verder dan een duurzaamheidsadvies. We zetten in op nieuwe evoluties zoals een verschuiving naar delen (diensten) in plaats van bezit (materiaal). We analyseren het bestaand wagenpark en durven investeren in nieuwe technologie die duurzaam is.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Opvolgingsrapportering 2022:

In 2020 werd een duurzaamheidsscan voor het wagenpark uitgevoerd. Hieruit is gebleken dat het wagenpark sterk verouderd is, en een modernisering zich opdringt. Op basis van een analyse omtrent het gebruik van het wagenpark wordt er geïnvesteerd in nieuwe wagens. Voor elke nieuwe aankoop zal de afweging gemaakt worden in verband met noodzaak, duurzaamheid en mogelijkheden.  In 2022 werd overgegaan tot de aankoop van 2 elektrische bestelwagens voor de uitvoeringsdienst.  

In lastenboeken wordt systematisch een clausule inzake duurzaamheid opgenomen. Daarnaast wordt het advies van de duurzaamheidsambtenaar gevraagd. 

Er werd een project opgestart inzake sociale clausulering in overheidsopdrachten, lokale diensteneconomie en maatschappelijk verantwoord aanbesteden samen met de 3 gemeenten van Zuidwest Rand. Voor het subsidiedossier ‘Digibanken’ in kader van e-inclusie, een project in samenwerking met Gooik en Pepingen, werd input gegeven door de regisseur sociale economie.  

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & coördinatie 

Niet enkel door te investeren in technologie en middelen die een verduurzaming inzetten, sensibiliseren we het eigen personeel om duurzaam om te springen met schaarse middelen zoals elektriciteit en water. Ook aandacht voor het eigen afvalbeheer is een belangrijke factor om onze organisatie duurzamer te maken.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Opvolgingsrapportering 2022:

In het voorjaar 2022 kwam de interne werkgroep Ecoligent opnieuw samen. Er werden 3 thema’s gekozen waarop men focus wil leggen het komende jaar: duurzaam omgaan met materiaal, afval centraliseren en energieverbruik. 

Tijdens de interne inspiratiedagen werden, net zoals voorgaande jaren, een aantal workshops gegeven omtrent het duurzaamheidsthema.  

Omschrijving (toelichting)

Verantwoordelijke sector: Strategie & coördinatie 

In september 2015 werden de Duurzame Ontwikkelingsdoelstellingen (SDGs) formeel aangenomen door de algemene vergadering van de VN met Agenda 2030 voor Duurzame Ontwikkeling. Gedurende de komende 15 jaar vormen de 17 SDGs een kapstok om het lokale beleidsplanningsproces af te stemmen op een duurzame toekomst. De 17 doelstellingen zijn georganiseerd volgens de 5 pijlers van duurzame ontwikkeling: people, prosperity, planet, peace en partnership. Het is een universele agenda die zich richt tot elke actor wereldwijd – overheden, bedrijven, onderwijsinstellingen, verenigingen en individuele burgers – om samen, via partnerschappen, deze doelstellingen te realiseren.

SDG's

Kwaliteit (toelichting)

Opvolgingsrapportering 2022:

Dat de stad de SDG’s effectief wil gebruiken als leidraad bij het beleid dat ze voert komt duidelijk tot uiting in het meerjarenplan waarbij alle actieplannen uitdrukkelijk aan deze SDG’s gekoppeld zijn.  Voorjaar 2022 werd een 2de  SDG-rapport opgemaakt, obv gekoppelde indicatoren per SDG’s.  

In het najaar zal Halle opnieuw deelnemen aan  'De week van de duurzame gemeente'. De focus zal dit jaar liggen op duurzame helden die bijdragen aan een belangrijk basisprincipe van de Agenda 2030: Laat niemand achter. Dit principe staat voor het engagement van alle VN-lidstaten om armoede uit te roeien, een einde te maken aan discriminatie en uitsluiting, en te verzekeren dat ook de meest kwetsbare groepen in onze samenleving mee kunnen genieten van sociale, economische en ecologische duurzame vooruitgang.